अपील पत्र कैसे लिखें. औपचारिक पत्र कैसे लिखें

व्यावसायिक लेनदेन में, कड़ाई से आधिकारिक दस्तावेज़ होते हैं, जो एक ही टेम्पलेट के अनुसार या स्वीकृत मानकों (उदाहरण के लिए) के अनुसार तैयार किए जाते हैं, और लगभग अनौपचारिक दस्तावेज़ होते हैं, जो तब तैयार किए जाते हैं जब किसी अप्रत्याशित मुद्दे को हल करना, मदद मांगना या व्यक्त करना आवश्यक होता है। कृतज्ञता। यह गलती से माना जाता है कि "मुक्त" फॉर्म का उपयोग करना आसान है; इसके विपरीत, एक ठोस अपील या पत्र लिखने के लिए, आपको एक मानकीकृत फॉर्म भरने की तुलना में कहीं अधिक प्रयास करना होगा।

दस्तावेज़ों की दूसरी श्रेणी में विभिन्न प्रकार के अनुरोध पत्र शामिल हैं, जिनके नमूने नीचे पाए जा सकते हैं। ऐसे संदेश को सक्षम और स्पष्ट रूप से लिखना कभी-कभी किसी से कम महत्वपूर्ण नहीं होता है। नीचे सहायता का अनुरोध करने वाले पत्रों के उदाहरण, सही दस्तावेज़ बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश और इसे प्राप्तकर्ता को भेजने के लिए युक्तियाँ दी गई हैं।

अनुरोध पत्र लिखने के निर्देश

और स्पष्ट कारणों से सहायता मांगने वाले संदेशों को एक मॉडल के अनुसार तैयार नहीं किया जा सकता है: एकीकृत रूप का उपयोग करके, विशिष्ट परिस्थितियों के अनुकूल होना असंभव है। दरअसल, किसी अनुरोध के वांछित प्रभाव के लिए, प्राप्तकर्ता के व्यक्तित्व, उसकी सामाजिक स्थिति, वर्तमान वित्तीय स्थिति और अन्य कारकों को ध्यान में रखना बेहद जरूरी है। इसके अलावा, पत्र स्पष्ट रूप से गोपनीय प्रकृति का होना चाहिए: यदि यह पूरी तरह से आधिकारिक दस्तावेज है, तो पता प्राप्तकर्ता, जो डिफ़ॉल्ट स्थिति में है, संभवतः सदस्यता समाप्त करने के साथ जवाब देना पसंद करेगा या संवाद को अस्वीकार कर देगा, संदेश भेज देगा। कूड़ादान.

महत्वपूर्ण: पूरे पत्र के दौरान, आपको गर्मजोशी भरा और सम्मानजनक लहजा बनाए रखना चाहिए। हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि अनुरोध पत्र कोई आधिकारिक मांग नहीं है; इसे प्राप्तकर्ता द्वारा आसानी से अनदेखा या अस्वीकार किया जा सकता है। अकेले सम्मान पर्याप्त प्रेरणा के बिना परिणाम नहीं देगा, लेकिन कम से कम यह पाठक का ध्यान खींच सकता है, जिससे वह पाठ के अंत तक पहुंचने के लिए मजबूर हो सकता है।

इससे पहले कि आप किसी समस्या को हल करने, भुगतान स्थगित करने या छूट प्रदान करने के लिए अनुरोध पत्र लिखना शुरू करें, पते वाले पर निर्णय लेना समझ में आता है। परिस्थितियों के आधार पर, ये हो सकते हैं:

• एक निजी व्यक्ति - उदाहरण के लिए, एक धनी निवेशक या एक प्रभावशाली वैज्ञानिक;
• व्यक्तिगत उद्यमी या सीमित देयता कंपनी का मालिक;
• समग्र रूप से एक कानूनी इकाई, यदि प्रेषक को निदेशक का नाम नहीं पता है या उसे यह समझ में नहीं आता है कि वास्तव में संदेश का जवाब कौन देगा;
• किसी भी स्तर का लोक सेवक - एक छोटे शहर के मेयर से लेकर राज्यपाल या किसी संरचना के जिम्मेदार प्रमुख तक।

स्वाभाविक रूप से, एक औसत दर्जे के उद्यमी को भेजा गया पत्र राज्य निगम के अध्यक्ष से सहायता मांगने वाले आधिकारिक संदेश से बहुत अलग होगा। हालाँकि, सभी अनुरोध पत्रों की संरचना लगभग समान है; संकलक के लिए यह समझना पर्याप्त है कि किसी भी पत्र में कौन से तत्व मौजूद होने चाहिए, किसे विविध किया जा सकता है और किसे पूरी तरह से त्याग देना बेहतर है। ऐसा करना कहीं अधिक कठिन है, लेकिन फिर भी संभव है। निम्नलिखित निर्देश आपको स्थिति को समझने में मदद करेंगे।

दूसरा मुद्दा जिसे अनुरोध पत्र लिखने से पहले स्पष्ट करने की आवश्यकता है वह दस्तावेज़ की संरचना है। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, संदेश का कोई एकीकृत रूप नहीं है, लेकिन किसी भी व्यावसायिक पत्र की सामान्य योजना लगभग समान है - इसका पालन किया जाना चाहिए। सहायता, सहायता या सेवाओं के लिए एक आधिकारिक या अर्ध-औपचारिक अनुरोध निम्नलिखित ब्लॉकों से तैयार किया जाता है:

1. "एक टोपी"।इसमें संगठन का लोगो, अतिरिक्त पैटर्न (स्टॉक वाले के बजाय अपने स्वयं के डिज़ाइन का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है; इसके लिए एक पेशेवर डिजाइनर को नियुक्त करने में कोई हर्ज नहीं है) और भेजने वाले संगठन का नाम शामिल है, यदि उत्तरार्द्ध इसका हिस्सा नहीं है लोगो। आम धारणा के विपरीत, हेडर में ध्वज और हथियारों के कोट सहित रूसी संघ के राज्य प्रतीकों को शामिल करना आवश्यक नहीं है, खासकर यदि प्रेषक एक निजी व्यक्ति, व्यक्तिगत उद्यमी या छोटी कंपनी है जिसका इससे कोई संबंध नहीं है सरकारी एजेंसियों। ध्वज और हथियारों के कोट की उपस्थिति प्राप्तकर्ता के निर्णय को प्रभावित करने की संभावना नहीं है, लेकिन (यदि अयोग्य तरीके से उपयोग किया जाता है) तो ये विशेषताएं आवेदक की विश्वसनीयता के बारे में पाठक में संदेह पैदा करेंगी।
2. परिचयात्मक भाग.इसमें शामिल है:
   • भेजने वाली कंपनी के आधिकारिक नाम (पूर्ण और संक्षिप्त) या अनुरोध पत्र के प्रवर्तक का अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक;
   • प्राप्तकर्ता का विवरण, जिसमें टिन, ओजीआरएन, सांख्यिकीय कोड, पंजीकरण संख्या और चालू खाता शामिल है;
   • संपर्क जानकारी: ज़िप कोड, फोन नंबर, ईमेल पता, तत्काल दूतों और सामाजिक नेटवर्क आदि में खातों के साथ पूरा पता;
   • वैकल्पिक रूप से - प्राप्तकर्ता का नाम या उपनाम, पहला नाम और संरक्षक, इस पर निर्भर करता है कि यह एक कानूनी इकाई है या एक व्यक्ति;
   • एक अभिवादन को मुख्य पाठ से एक रिक्त रेखा द्वारा अलग किया जाता है और एक बड़े फ़ॉन्ट का उपयोग करके हाइलाइट किया जाता है;
   • अपील के आधार के संकेत (देरी की घटना, परिणामों का विश्लेषण, मौखिक समझौते की उपस्थिति, टेलीफोन पर बातचीत, और इसी तरह);
   • अनुरोध पत्र का उद्देश्य (गलतफहमी दूर करना, किसी समस्या का त्वरित समाधान या किसी व्यक्ति को तत्काल सहायता)।
3. मुख्य पाठ।पत्र के मुख्य भाग में अनुरोध का सार (यथासंभव संक्षेप में, समझदारी से और साहित्यिक रूसी में) बताया जाना चाहिए: ऋण का भुगतान करना, मरम्मत कार्य करना, आश्रय को वित्तीय सहायता प्रदान करना या छूट प्रदान करना। पाठ की शुरुआत में ही इस बात पर जोर देना आवश्यक है कि पत्र वास्तव में एक अनुरोध है; ऐसा करने का सबसे आसान तरीका उपयुक्त डेरिवेटिव का उपयोग करना है: "मैं ईमानदारी से पूछता हूं", "हम आपसे पूछते हैं", "हमारा संगठन पूछता है", "मैं आपसे एक अनुरोध कर रहा हूं" - और अन्य। जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, अनुरोध पत्र एक आवश्यकता नहीं है, एक आदेश तो बिल्कुल भी नहीं, इसलिए, संदेश की शुरुआत से अंत तक, सम्मानजनक स्वर का सख्ती से पालन करना आवश्यक है, यह याद रखते हुए कि इस मामले में रुचि रखने वाला व्यक्ति है प्रेषक, पाठक नहीं. एकमात्र अपवाद वे संदेश हैं जो ऋण चुकाने के लिए कहते हैं; लेकिन इस मामले में भी किसी को अभिभाषक के प्रति सम्मान के बारे में नहीं भूलना चाहिए। पत्र की शुरुआत में कुछ गर्मजोशी भरे शब्द जोड़ने (यदि प्रेषक और प्राप्तकर्ता एक-दूसरे को अच्छी तरह से जानते हैं) या औपचारिक तारीफ करने में भी कोई हर्ज नहीं है यदि प्रवर्तक और प्राप्तकर्ता ने पहले संचार नहीं किया है या बातचीत पूरी तरह से व्यावसायिक दायरे में हुई है। रूपरेखा। यदि एक पत्र में कई अनुरोध शामिल हैं जो अनिवार्य रूप से भिन्न हैं या एक-दूसरे से संबंधित हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अपना स्वयं का पैराग्राफ दिया जाना चाहिए, या इससे भी बेहतर, एक बुलेटेड सूची बनाएं जिसमें निरंतर पाठ पर महत्वपूर्ण दृश्य लाभ हो।
4. निष्कर्ष।यदि पत्र प्रेषक के लिए विशेष अर्थ रखता है, तो यहां एक बार फिर (संक्षेप में और ठोस रूप से) पाठक को कार्रवाई के लिए बुलाना उचित होगा। यह या तो दो या तीन वाक्यों में किया जा सकता है, जो मुख्य पाठ का सार है, या ध्यान खींचने वाले नारे की मदद से किया जा सकता है। हालाँकि, आपको बहुत अधिक बहकावे में नहीं आना चाहिए; अनुरोध पत्र गोपनीय होना चाहिए और वाणिज्यिक या विज्ञापन प्रकृति का नहीं होना चाहिए। यह बेहतर है कि उसकी शैली जान-बूझकर सत्यापित करने से सरल हो, जिससे पाठक के मन में प्रेषक की ईमानदारी के बारे में संदेह पैदा हो। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि पत्र में सहायता या सहायता के लिए अनुरोध हो।
5. विदाई और हस्ताक्षर.हमेशा नहीं रखा जाता. यदि किसी दस्तावेज़ को तैयार करने का उद्देश्य सहायता या समर्थन प्राप्त करना है, तो इसके बजाय किसी अन्य सूत्र का उपयोग करना समझ में आता है, उदाहरण के लिए, "अग्रिम धन्यवाद," "अग्रिम धन्यवाद," "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद ,” “आपकी मदद के लिए बहुत बहुत धन्यवाद,” इत्यादि। जो भी वाक्यांश उपयोग किया जाता है, उसे निश्चित रूप से और बिना शर्त हस्ताक्षर से अल्पविराम द्वारा अलग किया जाता है, और यदि स्थान अनुमति देता है, तो एक नई पंक्ति द्वारा भी। इस मामले में विराम चिह्न का कोई कार्यात्मक नहीं, बल्कि एक ग्राफिक अर्थ होता है, जिससे पाठक के लिए पाठ को समझना आसान हो जाता है; यही बात हस्ताक्षर को अगली पंक्ति में ले जाने पर भी लागू होती है।
6. दिनांक एवं मोहर.पत्र के नीचे हस्ताक्षर के तुरंत बाद, आपको इसकी रचना की तारीख या, यदि यह पहले से लिखा गया था, तो भेजने की तारीख डालनी होगी। मोहर लगाना और व्यक्तिगत हस्ताक्षर करना आवश्यक नहीं है, लेकिन अत्यधिक अनुशंसित है: यह प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान का एक और संकेत है। भले ही संदेश इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजा गया हो (हालाँकि कागजी दस्तावेज़ों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है), पृष्ठ के अंत में सील इंप्रेशन (स्टांप) और प्रेषक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां रखना या दस्तावेज़ को प्रमाणित करना उचित है उन्नत इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर।

सलाह:यदि प्राप्तकर्ता के लिए एक निश्चित अवधि के भीतर अनुरोध पत्र का उत्तर प्राप्त करना महत्वपूर्ण है, तो मुख्य पाठ में इसका उल्लेख करना आवश्यक है: उदाहरण के लिए, "हम आपके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं..." ” या “हमें उम्मीद है कि हमें स्पष्टीकरण प्राप्त होगा..."। अन्यथा, प्राप्तकर्ता, जो दस्तावेज़ के संबंध में किसी भी दायित्व से बंधा नहीं है, प्रतिक्रिया में देरी कर सकता है, जिससे प्रेषक के लिए अतिरिक्त कठिनाइयां पैदा होंगी।

सहायता या ऋण के पुनर्भुगतान के लिए अनुरोध पत्र भेजते समय, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संगठनों में, आने वाले पत्राचार का प्रसंस्करण एक सचिव या अधिकृत व्यक्ति द्वारा किया जाता है। इसलिए, एक आवेदक जो चाहता है कि उसका संदेश सीधे प्रमुख या निदेशक द्वारा पढ़ा जाए, उसे लिफाफे पर "व्यक्तिगत रूप से हाथ में", "गोपनीय" या "विचार के लिए ... (अंतिम नाम और पते वाले का प्रारंभिक) नोट करना होगा। ” हालाँकि, यदि दस्तावेज़ में कोई अनुरोध है जो व्यक्तिगत, वाणिज्यिक या औद्योगिक रहस्यों को प्रभावित नहीं करता है, तो कुछ भी विनाशकारी नहीं होगा यदि संदेश पहले सचिव द्वारा पढ़ा और पंजीकृत किया जाता है, और उसके बाद ही इसे निदेशक या प्रबंधक को स्थानांतरित किया जाता है।

मदद मांगने के लिए संदेश लिखने के लिए कुछ युक्तियाँ:

1. पत्र बिना किसी त्रुटि या टाइपो के अच्छे रूसी भाषा में लिखा जाना चाहिए। यह न केवल प्रेषक की साक्षरता का प्रतीक है, बल्कि प्राप्तकर्ता के प्रति उसके सम्मान का भी प्रमाण है। यदि दस्तावेज़ के लेखक ने पाठ को दोबारा पढ़ने की जहमत नहीं उठाई, तो प्राप्तकर्ता के प्रति उसके द्वारा इस्तेमाल किए गए गर्मजोशी भरे शब्दों की ईमानदारी के बारे में बात करना कम से कम अनुचित है।
2. यदि लेटरहेड का उपयोग करना संभव नहीं है (उदाहरण के लिए, यह अस्तित्व में ही नहीं है), तो आपको कम से कम विभिन्न आकारों और शैलियों का उपयोग करके एक आकर्षक फ़ॉन्ट चुनने का प्रयास करना चाहिए। अनुरोध पत्र न केवल आश्वस्त करने वाला होना चाहिए, बल्कि आंखों को प्रसन्न करने वाला भी होना चाहिए - अन्यथा प्राप्तकर्ता धैर्यवान नहीं हो सकता है और मुद्दे पर पहुंचे बिना बीच में ही पढ़ना बंद कर सकता है।
3. यह याद रखते हुए कि सहायता या सहायता मांगने वाला संदेश पूरी तरह से आधिकारिक दस्तावेज़ नहीं है, इसे लिखते समय आपको नौकरशाही भाषा और अत्यधिक लंबे वाक्यों से बचने का प्रयास करना चाहिए। प्राप्तकर्ता के लिए दस्तावेज़ को पढ़ना और अनुरोध के सार को समझना जितना आसान होगा, उसके जवाब देने और आवश्यक उपाय करने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।

अनुरोध पत्र लिखते समय गलतियाँ

अनुरोध पत्र लिखने के नियमों और विशेषताओं को अंततः समझने के लिए, आपको अनुभवहीन लेखकों की विशिष्ट त्रुटियों वाले एक छोटे उदाहरण पर विचार करना चाहिए:

प्रिय ए. डी. वालेंस्की!

हम आपसे मॉस्को क्षेत्र में जंगली अर्चिन के संरक्षण के लिए हमारे फंड में 500 हजार रूबल से शुरू होने वाली किसी भी राशि का दान करने के लिए कहते हैं। हम इस वर्ष 25 अगस्त से पहले आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं। हमारा चालू खाता 1234567890 है।

फाउंडेशन के उप प्रथम अध्यक्ष पेट्रोव एल.एम.

पत्र में की गई गलतियों की सूची और सही समाधान के उदाहरण:

1. “प्रिय वालेंस्की ए.डी.!” सही विकल्प:"प्रिय एंड्री डेनिसोविच!" (अंतिम नाम को ठंडे ढंग से औपचारिक रूप से संबोधित करने की तुलना में पहले और संरक्षक नाम का उल्लेख प्राप्तकर्ता के लिए बेहतर काम करता है)।
2. अनुरोध पत्र में मैत्रीपूर्ण शब्दों और प्रशंसाओं का सर्वथा अभाव है। सही विकल्प:"हम जानते हैं कि आप हेजहोग्स की दुर्लभ आबादी को बहाल करने और अपना खुद का छोटा चिड़ियाघर बनाने के लिए लंबे समय से और उत्पादक रूप से काम कर रहे हैं, और 2009, 2011 और 2015 के लिए राज्य पुरस्कार "लेट्स हेल्प हेजहोग्स" के विजेता भी हैं।"
3. उदाहरण में कोई ठोस तर्क नहीं है. सही विकल्प:"आप न केवल स्वतंत्र अनुसंधान करते हैं और हेजहोग यूजीनिक्स के क्षेत्र में अग्रणी विशेषज्ञों के साथ संवाद करते हैं, बल्कि सक्रिय रूप से विभिन्न पर्यावरण संगठनों की मदद भी करते हैं, और इन स्तनधारियों के लिए अनुकूल भावनात्मक वातावरण के निर्माण से संबंधित किसी भी कार्रवाई को प्रायोजित करने की अपनी इच्छा भी बार-बार व्यक्त की है। ।”
4. "हम आपसे दान देने के लिए कहते हैं..." किसी एक व्यक्ति को लिखते समय, विशेष रूप से व्यावसायिक पत्र में, और विशेष रूप से यदि उसमें कोई अनुरोध हो, तो सर्वनाम "आप" को बड़े अक्षर से लिखना आवश्यक है। भिन्न वर्तनी का उपयोग संकलक के अनादर या कम से कम असावधानी का स्पष्ट संकेत है, जो ऐसे संदेश में पूरी तरह से अनुचित है। सही उदाहरण:"हम आपसे दान देने के लिए कहते हैं।"
5. अनुरोध पत्र के मुख्य भाग में या तो बहुत कम या बहुत अधिक विशिष्टताएँ होती हैं। फाउंडेशन के काम का सार अधिक विस्तार से वर्णित किया जाना चाहिए, लेकिन साथ ही पाठक को दान की राशि स्वतंत्र रूप से चुनने का अवसर प्रदान किया जाना चाहिए। प्रतिक्रिया की प्राप्ति की विशिष्ट तारीख को इंगित करने की कोई स्पष्ट आवश्यकता नहीं है: इसका उल्लेख या तो उचित होना चाहिए या पत्र के मुख्य भाग से बाहर रखा जाना चाहिए। सही उदाहरण: « समस्या में आपकी रुचि के संबंध में, हम ईमानदारी से आपसे हमारे फाउंडेशन को दान देने के लिए कहते हैं, जो 2009 से मॉस्को क्षेत्र में हेजहोग आबादी के आकार और उनके अस्तित्व की स्थितियों के साथ-साथ विकासशील परियोजनाओं के बारे में जानकारी एकत्र कर रहा है। वंचित जानवरों को अधिक आरामदायक स्थानों पर स्थानांतरित करने के लिए। आप हमारे बैंक खाते 1234567890 में स्थानांतरण कर सकते हैं या, हमारे प्रतिनिधि से संपर्क करके, हेजहोग्स की मदद के लिए कोई अन्य सुविधाजनक तरीका चुन सकते हैं। यदि यह आपके लिए मुश्किल नहीं है, तो कृपया इस वर्ष 25 अगस्त से पहले पत्र का उत्तर दें: सितंबर की शुरुआत में ही हम एक बड़े पैमाने पर और महंगी परियोजना शुरू कर रहे हैं, जिसमें आप भी भाग ले सकते हैं।
6. उपरोक्त अनुरोध पत्र एवं निष्कर्ष भी गायब है। सही उदाहरण: "हम आपकी समझ और सहानुभूति की आशा करते हैं। हम आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए हमेशा तैयार हैं और आपकी किसी भी टिप्पणी पर विचार करेंगे। स्वस्थ और प्रसन्न हाथी हमारी पारिस्थितिकी का भविष्य हैं!”
7. दान मांगने वाले संदेश में विनम्रता का कोई अंतिम सूत्र नहीं है। यह, अधिकांश अन्य भूलों की तरह, या तो प्रेषक की व्यावसायिक पत्र लिखने में असमर्थता को इंगित करता है (फिर उस पर पैसे पर कैसे भरोसा किया जा सकता है?), या प्राप्तकर्ता के प्रति उसके स्पष्ट अनादर को इंगित करता है। सही उदाहरण:

आपकी सहायता के लिए पहले से धन्यवाद!

फाउंडेशन के उप प्रथम अध्यक्ष

एल. एम. पेट्रोव।

अनुरोध पत्रों के नमूने

हालाँकि अनुरोध पत्र मुफ़्त रूप में लिखे जाते हैं, यह लेखक के लिए उपयोगी होगा, विशेषकर उसके लिए जिसे पहले ऐसा अनुभव नहीं हुआ है, सबसे आम संदेशों के नमूनों से परिचित होना।

धन आवंटन के संबंध में

यदि आपको किसी निवेशक, प्रायोजक या ऋणदाता से सहायता या लाभ लेने की आवश्यकता है, तो आपको धन का अनुरोध करते हुए एक पत्र जारी करना चाहिए।

माल की डिलीवरी के बारे में

कभी-कभी आपूर्तिकर्ता से माल की डिलीवरी का समय एक दिशा या दूसरी दिशा में स्थानांतरित करने या जल्द से जल्द नए बैच के लिए ऑर्डर देने के लिए कहना आवश्यक होता है।

आस्थगित भुगतान के बारे में

किराये में कमी के बारे में

यदि मकान मालिक किराया बढ़ाने का निर्णय लेता है, या अनुबंध पर हस्ताक्षर होने के कुछ समय बाद, किरायेदार को पता चलता है कि वह कम खर्च कर सकता है, तो आप दूसरे पक्ष को किराया कम करने के लिए पत्र भेजकर स्थिति को सुधारने का प्रयास कर सकते हैं।

छूट प्रदान करने के संबंध में

यह हमेशा किसी उत्पाद या सेवा का विक्रेता नहीं होता जो नियमित या विशेष रूप से लाभदायक ग्राहकों को छूट कार्यक्रम में भागीदारी की पेशकश करता है। छूट के लिए पत्र भेजने से पार्टियों के बीच उत्कृष्ट संबंध बनाए रखते हुए निष्पक्षता हासिल करने में मदद मिलेगी।

ऋण भुगतान के बारे में

समय-समय पर, सबसे सम्मानित उधारकर्ता या ग्राहक भी अगली किस्त या खरीदारी के लिए भुगतान करने की बाध्यता के बारे में भूल जाता है। ऋण के भुगतान के लिए अनुरोध करने वाला एक पत्र उसके अनुचित व्यवहार को धीरे से इंगित करने में मदद करेगा।

समस्या के समाधान में सहायता के बारे में

यदि समस्या पूरी तरह से वित्तीय नहीं है और किसी नागरिक या संगठन को व्यापक सहायता की आवश्यकता है, तो वे कई प्रभावशाली प्राप्तकर्ताओं को पत्र लिखकर और भेजकर समस्या को हल करने में सहायता मांगकर स्थिति से बाहर निकल सकते हैं।

अनुरोध पत्र भेजने की विशेषताएं

मदद या सहायता मांगने के लिए औपचारिक संदेश भेजने के लिए कई दिशानिर्देश हैं:

1. इलेक्ट्रॉनिक के बजाय दस्तावेज़ के कागजी संस्करण का उपयोग करना बेहतर है, रूसी डाक के माध्यम से कूरियर या पंजीकृत मेल द्वारा भेजा गया। यह दृष्टिकोण न केवल प्रेषक की विशेष रुचि दिखाएगा, बल्कि कुछ खर्चों के लिए प्रतिक्रिया प्राप्त करने की सीमा तक जाने की उसकी इच्छा भी दिखाएगा, जो निश्चित रूप से प्राप्तकर्ता पर सकारात्मक प्रभाव डालेगा।
2. कुछ मामलों में, हाथ से पत्र लिखना समझ में आता है(निस्संदेह, ऐसी लिखावट में जो पढ़ने में आसान हो और आंखों को अच्छी लगे) और अच्छे कागज पर। यह विधि बड़े पैमाने पर मेलिंग के लिए उपयुक्त होने की संभावना नहीं है, लेकिन यह निश्चित रूप से एक विशिष्ट प्राप्तकर्ता को रुचिकर बनाने में मदद करेगी।
3. पत्र भेजने वाले संगठन के आउटगोइंग दस्तावेजों के जर्नल में पंजीकृत होना चाहिए, और प्राप्ति पर - प्राप्तकर्ता के आने वाले दस्तावेज़ों के जर्नल में। यदि पत्राचार निजी व्यक्तियों के बीच है, तो संदेशों को पंजीकृत करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

आइए इसे संक्षेप में बताएं

सहायता मांगने वाला पत्र सही ढंग से और यथासंभव संक्षेप में लिखा जाना चाहिए। किसी दस्तावेज़ को डिज़ाइन करने के लिए लेटरहेड का उपयोग करना बेहतर है, और यदि यह संभव नहीं है, तो कम से कम आकर्षक फ़ॉन्ट चुनें। तैयार पत्र को कूरियर या मेल द्वारा भेजना बेहतर है।

संदेश में एक प्रस्तावना, प्राप्तकर्ता को संबोधित कुछ गर्म शब्द, अनुरोध का औचित्य और सार शामिल होना चाहिए। अंत में, आपको पारंपरिक विनम्रता सूत्रों का उपयोग करना चाहिए: "अग्रिम धन्यवाद" या "सम्मान के साथ।" दस्तावेज़ को प्रबंधक के हस्ताक्षर और संगठन की मुहर या मोहर के साथ सत्यापित करने की सिफारिश की जाती है, और यदि ई-मेल द्वारा भेजा जाता है, तो हस्ताक्षर और मुहर छाप की स्कैन की गई छवियों या इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ।

यह लंबे समय से किसी के लिए कोई रहस्य नहीं है कि भाषण को कठबोली और साहित्यिक - सही में विभाजित किया गया है। यह बिल्कुल तर्कसंगत है कि सही भाषण न केवल मौखिक होना चाहिए, बल्कि लिखित भी होना चाहिए। प्रत्येक बुद्धिमान व्यक्ति को सक्षम लेखन की संस्कृति में महारत हासिल करनी चाहिए। और उन लोगों के लिए तो और भी अधिक जो पत्राचार के माध्यम से आधिकारिक व्यवसाय पर सक्रिय रूप से संवाद करते हैं। अक्षर किस प्रकार के होते हैं?

शिष्टाचार क्या है?

इससे पहले कि हम व्यावसायिक लेखन के बारे में बात करें, हमें पहले यह याद रखना चाहिए कि शिष्टाचार क्या है। यह समाज में व्यवहार का एक स्थापित क्रम है, शिष्टाचार और तथाकथित अच्छे शिष्टाचार के नियमों का एक सेट है, जिसका हर बुद्धिमान, अच्छे व्यवहार वाले व्यक्ति को पालन करना चाहिए, ताकि उस पर असंस्कृत होने का ठप्पा न लगे। ये ऐतिहासिक रूप से स्थापित नियम समाज के जीवन का अभिन्न अंग हैं।

लेखन संस्कृति: सामान्य विशेषताएँ

बेशक, यह न केवल व्यावसायिक पत्रों पर लागू होता है। लिखित संचार के कई प्रकार और तरीके हैं। वे सभी अलग-अलग हैं, प्रत्येक की अपनी विशेषताएं हैं, लेकिन सामान्य विशेषताएं भी हैं। उनमें से निम्नलिखित हैं:

• गैर-पुस्तक शब्दावली की छूट के साथ मानकीकृत पुस्तक भाषा पर निर्भरता;
• जटिल वाक्यात्मक संरचनाओं का उपयोग;
• एक वाक्य में निश्चित शब्द क्रम;
• स्पष्ट पाठ संरचना;
• उच्च साक्षरता.

व्यावसायिक पत्र शिष्टाचार

किन मामलों में हमें व्यावसायिक पत्र लिखने की आवश्यकता हो सकती है? निःसंदेह, यदि हम संगठनों और/या व्यक्तियों के साथ कोई व्यवसाय करते हैं। हम अपने साझेदारों, सहकर्मियों, ग्राहकों को क्या लिखते हैं, जिस तरह से हम अपने पत्र को प्रारूपित करते हैं वह हमारी कंपनी का चेहरा बन जाएगा और हमें या तो अनुकूल रोशनी में या बहुत अनुकूल रोशनी में पेश नहीं करेगा। जब तक, निस्संदेह, हम व्यावसायिक पत्र लिखने के शिष्टाचार में सक्षम नहीं हैं। चेहरा न खोने के लिए, आपको नीचे दिए गए ज्ञान को सीखने की आवश्यकता है। वैसे, इस तरह का ज्ञान होना उपयोगी भी है क्योंकि थोड़ी सी गलती, नियमों के साथ एक छोटी सी विसंगति एक व्यावसायिक पत्र को कानूनी दृष्टि से अवैध में बदल सकती है।

व्यापारिक संबंधों की विशिष्टता

पत्रों के बारे में सीधे बात करने से पहले, आपको यह समझना चाहिए कि व्यावसायिक रिश्ते आम तौर पर कैसे भिन्न होते हैं, उनकी विशेषताएँ क्या हैं और उनकी विशेषताएं क्या हैं। कार्यस्थल पर रिश्तों की मुख्य विशेषता इन रिश्तों में व्यक्तिगत छाया की अनुपस्थिति (या तो पूर्ण या लगभग पूर्ण) है। एक नियम के रूप में, काम पर, हम में से प्रत्येक बेहद शांत, शांत, विनम्र है - यह संभावना नहीं है कि कोई डफ के साथ नृत्य करेगा, उदाहरण के लिए, या अन्य क्रियाएं करेगा जो दोस्तों की कंपनी में काफी तार्किक हैं, बल्कि हास्यास्पद हैं एक कार्य वातावरण. वैसे, यह न केवल कार्यों पर लागू होता है, बल्कि भावनाओं पर भी लागू होता है - आप अपने आप को हंसने या मुस्कुराने की अनुमति दे सकते हैं, या यहां तक ​​​​कि क्रोध की थोड़ी सी अभिव्यक्ति भी कर सकते हैं, लेकिन होमरिक हंसी, उन्माद, आँसू और इसी तरह की चीजें काफी अनुचित लगती हैं (यह सब काम पर विशेष रूप से भावनाओं की चिंता)। काम पर, हम आमतौर पर प्रशिक्षण, संयम और धैर्य का प्रदर्शन करते हुए मास्क पहनते हैं।

जब आप चाहें तब व्यावसायिक संचार समाप्त नहीं हो सकता। यदि किसी महत्वपूर्ण बैठक के बीच में हम अचानक उठकर दर्शकों के बीच से चले जाएं तो कोई बिजनेस पार्टनर या ग्राहक समझ नहीं पाएगा। आप अपने वार्ताकार की उपेक्षा नहीं कर सकते, आप कॉल या पत्रों का उत्तर नहीं दे सकते। ये सभी सुविधाएँ मिलकर यह बेहतर ढंग से समझने में मदद करती हैं कि किसी व्यावसायिक पत्र का भाषण शिष्टाचार क्या होना चाहिए।

सामान्य आवश्यकताएँ

जब हमें कोई पत्र मिलता है तो सबसे पहली चीज़ जिस पर हम ध्यान देते हैं वह है कागज़। व्यावसायिक पत्र शिष्टाचार की आवश्यकताओं के अनुसार, इसके लिए कागज हमेशा बिल्कुल स्पष्ट होना चाहिए और किसी भी स्थिति में झुर्रियों वाला नहीं होना चाहिए। यदि पत्र कंपनी के लोगो के साथ लेटरहेड पर लिखा गया है तो संदेश प्राप्तकर्ताओं पर संगठन के बारे में बेहतर धारणा होगी। पहले पृष्ठ पर क्रमांकन नहीं है, बाकी सभी पृष्ठ अरबी अंकों से अंकित हैं।

व्यावसायिक पत्राचार के शिष्टाचार में एक और बहुत महत्वपूर्ण बिंदु है। व्यवसाय उच्च साक्षरता और वर्तनी त्रुटियों की अनुपस्थिति को मानता है। इसलिए, यदि रूसी व्याकरण के आपके ज्ञान में कमियां हैं, तो यह अनुशंसा की जाती है कि पत्राचार भेजने में जल्दबाजी न करें, बल्कि संभावित कमियों के लिए इसकी दोबारा जांच करें।

इसके अलावा, कागज और ई-मेल दोनों के लिए एक सामान्य अनुशंसा यह है कि आप अपने लेखन में जटिल निर्माणों का उपयोग न करें - यह केवल कानूनी दस्तावेजों में ही उपयुक्त है। संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए - केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों का। लेकिन व्यावसायिक शिष्टाचार के मानदंड में विभिन्न क्लिच और अर्गोट - पेशेवर शब्दजाल शामिल हैं। संपूर्ण दस्तावेज़ को आधिकारिक व्यावसायिक शैली में बनाए रखा जाता है।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु जो पत्र से पढ़ा जा सकता है: यह यथासंभव विनम्र और मैत्रीपूर्ण होना चाहिए। किसी भी व्यवहारहीनता या अशिष्टता की बात नहीं की जा सकती। इसके अलावा, एक व्यावसायिक पत्र के लिए विशिष्टता और आपके विचारों की स्पष्ट प्रस्तुति की आवश्यकता होती है।

यदि पत्र का प्राप्तकर्ता रूसी नहीं बोलता है, तो संदेश का पाठ उसकी भाषा में, या अंतरराष्ट्रीय अंग्रेजी में लिखा जाना चाहिए। वैसे, ऐसे दस्तावेज़ को शीट के केवल एक तरफ लिखा जाना चाहिए, दूसरा खाली रहना चाहिए।

दस्तावेज़ तैयार करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि कोई स्थानांतरण न हो। पाठ को बाईं ओर दो सेंटीमीटर की मार्जिन चौड़ाई के साथ, डेढ़ से दो अंतराल पर टाइप किया जाना चाहिए।

बारीकियों

एक व्यावसायिक पत्र की अपनी स्पष्ट, विशेष संरचना होती है। साथ ही, कागजी दस्तावेज़ तैयार करने के लिए कोई एक मानक नहीं है: विभिन्न कंपनियों की अपनी भिन्नताएँ हो सकती हैं। वे केवल पत्र के हिस्सों की एक निश्चित संरचना का पालन करते हैं: उनमें निश्चित रूप से एक "हेडर", एक अभिवादन, मुख्य भाग और एक विदाई शामिल होनी चाहिए। पत्र के अंत में अपने व्यक्तिगत हस्ताक्षर के बारे में न भूलें।

वैसे, संदेश के तथाकथित फ़्रेम - प्रारंभिक और अंतिम वाक्यांश - को लेबल फ़्रेम कहा जाता है। यह वह है जो प्राप्तकर्ता के साथ आवश्यक संबंध स्थापित करने में मदद करती है। इसके अलावा, व्यावसायिक पत्रों के लिए शिष्टाचार के नियम और उनके लेखन के उदाहरण संदेशों में विभिन्न भाषण क्लिच के उपयोग को प्रदर्शित करते हैं (उन पर नीचे चर्चा की जाएगी)।

व्यावसायिक पत्र लिखने का एक महत्वपूर्ण पहलू पते का सही उपयोग है। क्रांति से पहले, हमारे देश में "सर" या "मैडम" संबोधन का प्रयोग होता था: इसे सार्वभौमिक माना जाता था, वे किसी को भी इसी तरह बुलाते थे। आजकल ऐसा कोई सार्वभौमिक संबोधन नहीं है, हालाँकि "श्री" या "श्रीमती" शब्द अक्सर व्यावसायिक पत्रों में पाया जाता है - पहले अपनी लोकप्रियता खो देने के बाद, यह धीरे-धीरे वापस उपयोग में आ रहा है। आप इसे किसी व्यावसायिक भागीदार या अधिकारी को संबोधित कर सकते हैं, लेकिन किसी ग्राहक या सहकर्मी को नहीं।

वर्तमान समय में सबसे आम और सार्वभौमिक संबोधन "प्रिय" या "प्रिय महोदय" माना जाता है, लेकिन वास्तव में यह एक भी नहीं है। इसी तरह, उदाहरण के लिए, आप तथाकथित वीआईपी को संबोधित नहीं कर सकते - विशेष रूप से महत्वपूर्ण व्यक्तियों को, जिन्हें राज्यपाल, महापौर और राष्ट्रपति माना जाता है। इस मामले में, आपको अपना पत्र "प्रिय" (दूसरा विकल्प "अत्यधिक सम्मानित") पते से शुरू करना होगा।

यदि संदेश एक साथ कई लोगों को संबोधित है, और वे सभी एक ही पेशे के प्रतिनिधि हैं, तो "प्रिय साथियों" जैसे संबोधन का उपयोग करना उचित होगा (यदि सभी संबोधितकर्ता महिलाएं हैं, तो "प्रिय महिलाओं" लिखना स्वीकार्य है ”; यदि पुरुष, तो “प्रिय सज्जनों”)। यदि पत्र एक व्यक्ति को संबोधित है, तो नाम या उपनाम का उपयोग न करना सख्त मना है। यह केवल उपरोक्त मामले में ही स्वीकार्य है (जब पता प्राप्तकर्ता व्यक्तियों का एक समूह हो) या किसी कानूनी इकाई के साथ बातचीत करते समय।

जहाँ तक संदेश के अंत की बात है, आपको याद रखना होगा: यह शुरुआत से कम महत्वपूर्ण नहीं है। पत्र के अंत में मुद्दे के सफल और/या त्वरित समाधान आदि में विश्वास व्यक्त किया गया है। यहां आपको अतीत में हुई किसी भी कठिनाई का उल्लेख नहीं करना चाहिए - उदाहरण के लिए, जवाब देने में देरी या किसी को प्राप्त करने में विफलता। इन वाक्यांशों को व्यावसायिक पत्र शिष्टाचार के नकारात्मक संकेत माना जाता है और रिश्ते को जारी रखने की अनिच्छा के साथ-साथ वार्ताकार के प्रति अनादर भी माना जाता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि यह अस्वीकार्य है।

ईमेल: व्यावसायिक शिष्टाचार

पत्राचार का दूसरा संभावित विकल्प ईमेल द्वारा है। यहां कई खासियतें भी हैं. इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि प्राप्तकर्ता को पहली बार संदेश प्राप्त होता है, तो इसे अपनी कंपनी के परिचय, अपनी गतिविधियों का विवरण और किए जाने वाले संभावित कार्यों के साथ शुरू करना आवश्यक है। दीर्घकालिक पत्राचार के दौरान, पिछले पत्रों के इतिहास को संरक्षित करना आवश्यक है, जिसके आधार पर प्रत्येक आगामी संदेश आधारित होता है।

पहले अक्षर में अभिवादन और संबोधन अवश्य होना चाहिए। बाद के मामलों में, यदि त्वरित प्रतिक्रिया आवश्यक हो, तो अपील को छोड़ा जा सकता है (यदि उपयुक्त हो)। ऑनलाइन संचार में बहुत से लोग विराम चिह्नों का प्रयोग करना जरूरी नहीं समझते और बिना बड़े अक्षरों के भी लिखते हैं। व्यावसायिक ईमेल शिष्टाचार में यह अस्वीकार्य है।

ईमेल का आकार बहुत बड़ा नहीं होना चाहिए - एक नियम के रूप में, यह अपने पेपर समकक्ष के आकार का आधा है। उसी स्थिति में, यदि आपको प्राप्तकर्ता को बड़ी मात्रा में जानकारी संप्रेषित करने की आवश्यकता है, तो पत्र के मुख्य भाग में केवल एक संक्षिप्त संलग्न नोट दर्शाया जाना चाहिए, और सामग्री को वर्ड या किसी अन्य फ़ाइल में अनुलग्नक के रूप में संलग्न किया जाना चाहिए। - यह ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्र के शिष्टाचार के अनुसार आवश्यक है। ऐसे संदेश का एक उदाहरण हो सकता है: “शुभ दोपहर, प्रिय श्री इवानोव! हम आपको अपने विज्ञापन ब्रोशर के नमूने भेज रहे हैं। आप उन्हें अनुलग्नक में देख सकते हैं..."

जहां तक ​​हस्ताक्षर की बात है तो वह तो होना ही चाहिए। आप प्रत्येक अक्षर के अंत में हस्ताक्षर कर सकते हैं, या आप एक स्वचालित हस्ताक्षर बना सकते हैं, जो स्वचालित रूप से चिपका दिया जाएगा। इस विकल्प का उपयोग अक्सर बड़ी कंपनियों के प्रतिनिधियों द्वारा किया जाता है। हस्ताक्षर में आपका पहला और अंतिम नाम, पद, संपर्क जानकारी और कार्य स्थान शामिल होना चाहिए। इसे इस तरह से प्रारूपित किया जाना चाहिए कि यह सत्तर अक्षरों में फिट हो और पांच से छह पंक्तियों से अधिक न हो।

संदेश की प्रतिक्रिया के बारे में कुछ शब्द कहना आवश्यक है। व्यावसायिक ईमेल शिष्टाचार के लिए किसी संदेश का उत्तर दो दिनों के भीतर प्राप्त करना आवश्यक है - अब और नहीं। यदि अधिक समय की आवश्यकता है, तो आपको अपने वार्ताकार को इस बारे में सूचित करना चाहिए। सभी संदेशों का जवाब देने से कंपनी या उद्यमी की प्रतिष्ठा बनी रहती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि पत्र प्राप्तकर्ता तक पहुंच गया है या नहीं, आप रसीद अधिसूचना फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं - डिलीवरी की पुष्टि स्वचालित रूप से भेजी जाएगी। इसके अलावा, नियंत्रण कॉल करना मना नहीं है।

भाषण सूत्र, या क्लिच

क्लिच, भाषण सूत्र, भाषण क्लिच - आप जो भी कहें, वह अभी भी व्यावसायिक पत्राचार का एक अभिन्न अंग होगा। स्कूल के पाठ्यक्रम से हमें याद है कि क्लिच को सेट एक्सप्रेशन कहा जाता है। उनमें से बहुत सारे नहीं हैं:

• निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग करके खेद व्यक्त किया जा सकता है: "दुर्भाग्य से, हम सहमत होने में असमर्थ हैं...", "हमें सूचित करने के लिए खेद है...", "हमारे खेद के लिए, हमें सूचित करने के लिए मजबूर किया गया है..." इत्यादि।
• कृतज्ञता को ऐसे घिसे-पिटे शब्दों से दर्शाया जाता है: "मुझे अपना आभार व्यक्त करने दीजिए...", "धन्यवाद...", "आपका योगदान दिया गया..."।
• आप टिकटों का उपयोग करके प्राप्तकर्ता को किसी विशेष कार्यक्रम में आमंत्रित कर सकते हैं: "हमें आपको आमंत्रित करने का सम्मान है...", "हमें आपकी सहमति की आशा है...", "हमें आपको आमंत्रित करते हुए खुशी हो रही है...", "हम तुम्हें देखकर खुशी होगी...'' और इसी तरह।
• आप पत्र को इन वाक्यांशों के साथ समाप्त कर सकते हैं: "हम आपसे नए विचारों की आशा करते हैं...", "हम आपकी सफलता की कामना करते हैं...", "हम आगे भी उपयोगी सहयोग की आशा करते हैं..."।

व्यावसायिक पत्राचार के सुनहरे नियम

व्यावसायिक पत्राचार में सामान्य गलतियाँ

ऐसी कई छोटी-छोटी बातें हैं जो व्यावसायिक संचार के मामले में घातक हो सकती हैं। अक्सर ये छोटी-छोटी चीज़ें ही होती हैं जो पारस्परिक रूप से लाभकारी रिश्तों की समाप्ति, लेन-देन की समाप्ति और इसी तरह की अप्रिय चीज़ों की समाप्ति का कारण बनती हैं। आपको दुश्मन को दृष्टि से जानने की जरूरत है!

1. आप काम के घंटों के अलावा काम के बारे में नहीं लिख सकते (और कॉल भी नहीं कर सकते!)! कितनी बार हम, सुबह तक इंतजार नहीं करना चाहते, शाम को नौ, दस या ग्यारह बजे अपने भागीदारों, ग्राहकों, सहकर्मियों को परेशान करते हैं। हमें ऐसा लगता है कि सब कुछ रातों-रात गायब हो जाएगा, ध्वस्त हो जाएगा, विफल हो जाएगा और स्थिति को बचाना अब संभव नहीं होगा। और वे दुर्लभ व्यक्ति जो किसी कारण से सुबह तक रुकने में सक्षम हैं, उनका मानना ​​है कि सुबह छह बजे संवाद करने का सही समय है। आख़िरकार, अगर मैं नहीं सोता, तो कोई नहीं सोता। अफ़सोस, ऐसा व्यवहार हमें केवल परेशान करता है और हमें अपने ही ख़िलाफ़ कर देता है।
2. यह पहले ही अप्रत्यक्ष रूप से उल्लेख किया जा चुका है, लेकिन फिर भी, कोई परिचित नहीं हो सकता है! कार्यस्थल पर संचार विशेष रूप से "आप" में होता है (बड़े अक्षर V के साथ, इसका अर्थ विनम्रता और सम्मान है)।
3. खुशियों का अत्यधिक आदान-प्रदान नुकसान भी पहुंचा सकता है। सबसे पहले, इसमें बहुमूल्य समय लगता है, और दूसरे, यह थोड़ा कष्टप्रद और उबाऊ लगता है। अधिक प्रयास करने की आवश्यकता नहीं है.

आजकल इतना साहित्य है कि कभी-कभी तो आंखें फटी की फटी रह जाती हैं। लेखन सहित भाषण की संस्कृति पर भी बहुत सारी किताबें हैं।

इस क्षेत्र में ज्ञान प्राप्त करने के इच्छुक लोग निम्नलिखित कार्यों की सिफारिश कर सकते हैं: ओलेग डेवटियन द्वारा "बिजनेस लेटर एटिकेट", तात्याना डेगटेरेवा द्वारा "लिखित भाषण की संस्कृति", नतालिया फॉर्मानोव्स्काया और अल्ला अकिशिना द्वारा "रूसी लेटर एटिकेट", "बिजनेस एटिकेट" द्वारा ऐलेना बेर, नतालिया फॉर्मानोव्स्काया और कई अन्य लोगों द्वारा "रूसी भाषण शिष्टाचार"।

1. व्यावसायिक पत्र शिष्टाचार के लिए किसी दिए गए मुद्दे या व्यक्ति को विशेष अर्थ देने के लिए किसी संबोधन के अंत में विस्मयादिबोधक चिह्न के उपयोग की आवश्यकता होती है।
2. प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करना एक करीबी और लंबे समय से स्थापित संबंध को इंगित करता है, जबकि प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करना दूरी पर जोर देता है।
3. रूस में व्यावसायिक पत्रों के शिष्टाचार की विशेषता लैंगिक समानता है, क्योंकि अधिकांश पेशे अक्सर केवल मर्दाना होते हैं।

व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का पालन करना इतना कठिन नहीं है, क्योंकि उनमें से बहुत सारे नहीं हैं। उन्हें याद रखना एक छोटा सा विज्ञान है। लेकिन दूसरों की नज़र में, एक व्यक्ति जो व्यावसायिक पत्रों के शिष्टाचार को जानता है वह हमेशा अच्छे व्यवहार वाला और सुसंस्कृत होगा, ऐसा व्यक्ति जिसके साथ व्यापार करना सुखद होगा।

लगभग हर कंपनी, कंपनी या संगठन को देर-सबेर व्यावसायिक पत्र लिखने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। यदि आपको यह मिशन सौंपा गया है, तो नीचे दी गई जानकारी आपके लिए उपयोगी हो सकती है।

• एक टोपी जो प्राप्तकर्ता की स्थिति, उपनाम, प्रथम नाम और संरक्षक, संगठन का नाम दर्शाती है;
• पत्र के पंजीकरण की संख्या और तारीख;
• शीर्षक;
• मूलपाठ;
• प्रेषक के हस्ताक्षर.

प्रस्ताव का पाठ सहयोग के प्रस्ताव और उसकी शर्तों को निर्धारित करता है।

हमारी वेबसाइट पर।

यहाँ डाउनलोड करें।

एक व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए, आपको इसके उद्देश्य को स्पष्ट रूप से समझना होगा, पत्र का प्रकार चुनना होगा और प्रकार के अनुसार संरचना और सामग्री पर विचार करना होगा।

(इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार)

सहयोग की पेशकश का पत्र

विषय: सहयोग का प्रस्ताव.
डेटा: 05.20.0216
से: [ईमेल सुरक्षित]
को: [ईमेल सुरक्षित]

बोर्ड के अध्यक्ष
शराब उत्पादकों का संघ
डोब्रोव डी.ई.

प्रिय दिमित्री एवगेनिविच!

अल्कोहल प्रोड्यूसर्स यूनियन (यूपीएपी) घरेलू अल्कोहल उद्योग में उद्योग के नेताओं का अग्रणी संघ है। रूसी संघ में अल्कोहल और शराब उत्पादों के लिए एक सभ्य बाजार के निर्माण के संबंध में आपके संगठन द्वारा किया गया सक्रिय कार्य सम्मान का विषय है।

बेशक, विनिर्मित उत्पादों की गुणवत्ता और सुरक्षा की चिंता SPAP की प्राथमिकताओं में से एक है, और इसके भागीदार कर्तव्यनिष्ठ निर्माता हैं जो इन पहलुओं पर बहुत ध्यान देते हैं।

एआईजी दुनिया के सबसे बड़े बीमा संस्थानों में से एक है। अंतर्राष्ट्रीय कंपनी 90 वर्षों से बीमा बाज़ार में है और इसके 160 देशों में कार्यालय हैं। कंपनी का रूसी प्रभाग 15 वर्षों से अधिक समय से काम कर रहा है।

खाद्य और पेय पदार्थ निर्माताओं के साथ सहयोग हमारी कंपनी के लिए प्राथमिकता है। रूस में एआईजी के कई वर्षों के अंतरराष्ट्रीय अनुभव से प्रेरित होकर, शराब उद्योग उद्यमों के लिए एक अनूठा बीमा कार्यक्रम विकसित किया गया था (उत्पाद देयता बीमा और बाजार से उत्पाद वापस लेना)।

हमारा मानना ​​है कि यह कार्यक्रम SPAP प्रतिभागियों के लिए संभावित रुचि का है, क्योंकि अल्कोहल जैसे उत्पाद को उपभोक्ता के लिए कच्चे माल की गुणवत्ता, पैकेजिंग और सुरक्षा के लिए एक विशेष दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

उपरोक्त के आधार पर, हम इस क्षेत्र में सहयोग की संभावनाओं पर चर्चा करने के निमंत्रण के साथ आपसे संपर्क करते हैं।

हम इस तरह के सहयोग के आपके पेशेवर मूल्यांकन के लिए आभारी होंगे और आपसे हमारी कंपनियों के बीच आगे की बातचीत के लिए एक प्रक्रिया स्थापित करने के लिए कहेंगे। हम संयुक्त कार्य के प्रारूप पर आपके किसी भी प्रस्ताव पर विचार करने के लिए तैयार हैं।

ईमानदारी से,

एंड्रीव पावेल

एआईजी के उपाध्यक्ष
दूरभाष: 8-495-xxx-xx-xx
8-915-xxx-xx-xx
[ईमेल सुरक्षित]

निमंत्रण पत्र

विषय: सेमिनार के लिए निमंत्रण
डेटा: 06/25/2016
प्रेषक: अन्ना सिमोनोवा
को: xxx-xxx-xxx

प्रिय साझेदारों,

17 मार्च 2016हम आपको अंतरराष्ट्रीय बीमा कार्यक्रमों के निर्माण पर सेमिनार में शामिल होने के लिए आमंत्रित करते हैं, जो विशेष रूप से एआईजी भागीदारों के लिए आयोजित किया जाएगा मार्क गोल्डनबर्ग- एआईजी अंतर्राष्ट्रीय बीमा कार्यक्रमों के लिए क्षेत्रीय सलाहकार।

मार्क विशेष रूप से प्रशिक्षण कार्यक्रमों की एक श्रृंखला आयोजित करने के लिए रूस आते हैं, क्योंकि उनके पास बहुराष्ट्रीय कंपनियों का बीमा करने का सबसे व्यापक अनुभव है।

अंतरराष्ट्रीय उपस्थिति वाले रूसी ग्राहकों के लिए अंतरराष्ट्रीय कार्यक्रमों की पेशकश में वर्तमान अनुभव को ध्यान में रखते हुए, मुझे यकीन है कि यह सेमिनार बहुत दिलचस्प होगा और इस क्षेत्र में कई सवालों के जवाब देगा।

मैं निमंत्रण और सेमिनार कार्यक्रम संलग्न कर रहा हूं।

मैं आपसे इस निमंत्रण को उन सहकर्मियों को अग्रेषित करने के लिए कहता हूं जो इस विषय में रुचि रखते हों।

इस पत्र का उत्तर देकर पंजीकरण किया जाता है। भागीदारी निःशुल्क है, स्थानों की संख्या सीमित है।

सेमिनार का पता: रूस, 125315, मॉस्को, लेनिनग्रादस्की प्रॉस्पेक्ट, 72, बिल्डिंग 2, मंजिल 3

हमें आपको देखकर खुशी होगी!

ईमानदारी से,

अन्ना सिमोनोवा

प्रशिक्षण कार्यक्रम के प्रमुख
एआईजी
फ़ोन: 495-777-11-11
8-916-777-45-56
[ईमेल सुरक्षित]

बैठक आयोजित करने हेतु अनुरोध पत्र

विषय: ऐलेना फ़िरसोवा के साथ एक बैठक का आयोजन
डेटा: 06/25/2016
प्रेषक: चेर्केसोव इल्या
प्रति: इवानोवा गैलिना

प्रिय गैलिना निकोलायेवना!

यदि आपका प्रस्ताव वैध है, तो अगले सप्ताह (6 जून से 10 जून तक) मैं ऐलेना पेत्रोव्ना के लिए सुविधाजनक किसी भी समय आ सकता हूँ।

यदि आप मुझे सुश्री फ़िरसोवा के निर्णय के बारे में सूचित करेंगे तो मैं बहुत आभारी रहूँगा।

ईमानदारी से,

वादिम टाटारेंको

एआईजी कंपनी प्रबंधक

[ईमेल सुरक्षित]

संपर्क हेतु अनुरोध पत्र

विषय: ऐलेना फ़िरसोवा का फ़ोन नंबर
डेटा: 06/25/2016
प्रेषक: चेर्केसोव इल्या
प्रति: इवानोवा गैलिना

प्रिय गैलिना निकोलायेवना!

मुलाकात और रचनात्मक बातचीत के लिए फिर से धन्यवाद।

यदि आप इसे निर्दिष्ट पते पर भेजेंगे या फ़ोन द्वारा मुझे सूचित करेंगे तो मैं बहुत आभारी रहूँगा।

अग्रिम में धन्यवाद!

ईमानदारी से,

वादिम टाटारेंको

एआईजी कंपनी प्रबंधक
दूरभाष: 495-777-11-11; 8-916-777-45-56
[ईमेल सुरक्षित]

एक ग्राहक के आक्रामक पत्र का प्रत्युत्तर पत्र

ग्राहक की ओर से आक्रामक पत्र:

विषय: आप बिल्कुल पागल थे!
डेटा: 02/20/2016
प्रेषक: पेट्रोव एंड्री
को: [ईमेल सुरक्षित]

मैं आपकी अत्यंत सेवा के लिए भुगतान किया गया पैसा कैसे वापस पा सकता हूँ? मैं इसे आपके अश्लील सिस्टम के बजाय किसी और चीज़ पर खर्च करना पसंद करूंगा। अपने स्वयं के servis.tutu.net का उपयोग करें।

एंड्री पेत्रोव

आक्रामक ग्राहक पत्र का उत्तर दें

पत्राचार में अपवित्रता का प्रयोग न करने का अनुरोध व्यक्त करने के लिए एक घिसी-पिटी कहावत:
कृपया अनुचित भाषा का प्रयोग न करने का प्रयास करें। यह समस्या के रचनात्मक समाधान में योगदान नहीं देता है।
हम आपको सूचित करते हैं कि हम कंपनी या उसके कर्मियों को संबोधित अभद्र या असभ्य भाषा वाले पत्रों का जवाब न देने का अधिकार सुरक्षित रखते हैं।

इनकार पत्र

ग्राहक पत्र

शुभ दिन, एंड्री!

मैं आपको औपचारिक अनुरोध के साथ लिख रहा हूं।

हमारी कंपनी खाद्य उद्योग उद्यमों को औद्योगिक उपकरण, साथ ही स्पेयर पार्ट्स की आपूर्ति करती है। 2010 से हम आपके नियमित ग्राहक रहे हैं।

हम आपकी समझ और समर्थन के लिए आपको अग्रिम धन्यवाद देते हैं!

ईमानदारी से,

विपणन निदेशक

सीजेएससी "पिश्चेप्रोम"

रोमन पेट्रेंको

फ़ोन: 495-777-77-77
8-905- 777-89-45
[ईमेल सुरक्षित]

नमूना 1.ग्राहक के अनुरोध को अस्वीकार करने का पत्र

नमूना 2

विषय: सहयोग की समाप्ति के बारे में
डेटा: 03/20/2016
से: [ईमेल सुरक्षित]
प्रति: पेट्रेंको इवान

प्रिय इवान निकोलाइविच!

हमें आपकी कंपनी के साथ 7 वर्षों तक सहयोग करके खुशी हुई। हम हमेशा सेवा के अच्छे स्तर और उत्पादों की गुणवत्ता से संतुष्ट रहे हैं। हालाँकि, पिछले वर्ष में, कई घटनाएँ घटी हैं, जैसे: डिलीवरी की समय सीमा का नियमित उल्लंघन, माल की असंतोषजनक गुणवत्ता, और इन स्थितियों के प्रति आपकी कंपनी के कर्मचारियों का गलत रवैया। इस सब के परिणामस्वरूप, हमारी बातचीत एक गतिरोध पर पहुंच गई है।

इस संबंध में, दुर्भाग्य से, हम अनुबंध की समाप्ति पर आपके साथ सहयोग समाप्त करने के लिए मजबूर हैं। वर्षों की सेवा के लिए धन्यवाद.

ईमानदारी से,

निदेशक
एलएलसी "मकुलतुरा"

मालाखोव गेन्नेडी विक्टरोविच
दूरभाष: 8-945-xxx-xx-xx
[ईमेल सुरक्षित]

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नमूना 3

विषय: मुआवजा देने से इंकार
डेटा: 06/20/2015
प्रेषक: aig.ru
प्रति: एवगेनि निश

प्रिय एवगेनी!

हमारी कंपनी के साथ आपके दीर्घकालिक सहयोग के लिए धन्यवाद!

हमें खेद है कि हम आपको... रूबल की राशि में आवश्यक मुआवज़ा देने से इनकार करने के लिए मजबूर हैं।

फिलहाल, कंपनी ने बीमा मुआवज़े पर निर्णय लेने के लिए एक अलग प्रक्रिया स्थापित की है, जिसके बारे में आपको बार-बार सूचित किया गया है।
(इस चेतावनी की प्रति के लिए संलग्न देखें।)

इसके अलावा, दावे के विवरण में आपके द्वारा दर्शाए गए दावे संख्या 4-6 बीमा नहीं हैं, क्योंकि समझौते के खंड 12.1-12.2 का उल्लंघन किया गया था।

हम आपकी स्थिति को अच्छी तरह से समझते हैं और, यदि आप भविष्य में इसी तरह की मिसालों से बचना चाहते हैं, तो हम अपनी कंपनी के साथ एक अतिरिक्त समझौता करने की पेशकश करते हैं जो आपको आपके जैसे व्यावसायिक जोखिमों से जुड़े नुकसान की भरपाई करने की अनुमति देता है। (संलग्नक में अतिरिक्त समझौता देखें)

हम आपकी समझ और निरंतर सहयोग की आशा करते हैं!

ईमानदारी से,

एआईजी प्रबंधक

तुचकोव व्लादिमीर
दूरभाष: 8-495-xxx-xx-xx
8-903-xxx-xx-xx
[ईमेल सुरक्षित]

उचित शिकायत का प्रत्युत्तर पत्र

विषय: शिकायत का जवाब.
डेटा: 05/12/2016
से: [ईमेल सुरक्षित]
प्रति: अन्ना कोलेनिकोवा

प्रिय अन्ना!

हमारे कारखाने की पूरी टीम की ओर से, मैं गंभीर खेद व्यक्त करना चाहता हूं और वर्तमान स्थिति के लिए माफी मांगता हूं।

हमारा कारखाना कई वर्षों से कपड़े की सिलाई और मरम्मत बाजार में स्थिर और कुशलता से काम कर रहा है।

आपकी स्थिति दुर्लभ मामलों से संबंधित है, जिसके लिए तथाकथित मानवीय कारक दोषी हैं।

हमने एक जांच की, और समय सीमा का उल्लंघन करने और अशिष्टता के लिए जिम्मेदार लोगों को दंडित किया गया। फैक्ट्री के आदेश दिनांक 13 अप्रैल 2016 संख्या 78/2 के अनुसार, शिफ्ट फोरमैन वी.वी. वोल्कोवा को फटकार लगाई गई, कटर ए.पी. गुसेव को पुरुषों के बाहरी कपड़ों की सिलाई के लिए टीम में दर्जी के रूप में स्थानांतरित किया गया।

प्रशासन ने आपके आदेश को पूरा करने के लिए तत्काल कदम उठाए हैं। वह तैयार हो जाएगा 15.05.2016. आपके लिए सुविधाजनक किसी भी समय, कूरियर इसे आपके द्वारा निर्दिष्ट पते पर पहुंचा देगा।

यकीन मानिए, हम भी मौजूदा हालात से उतने ही नाखुश हैं जितने आप हैं!

बहुत से लोग इस बात को लेकर चिंतित रहते हैं कि अपील पत्र कैसे लिखा जाए। वास्तव में, पैटर्न सभी मामलों में लगभग समान है। कई लोग कुछ मुद्दों को हल करने के लिए इस दस्तावेज़ को संगठनों, फर्मों, अधिकारियों और अन्य स्थानों पर भेजते हैं। इसे आम नागरिकों और विभिन्न निजी उद्यमियों दोनों द्वारा संकलित किया जाना चाहिए। खैर, चलो सब कुछ क्रम में रखें।

पहली चीज़ जो आपको जानना आवश्यक है

तो, इससे पहले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि यह दस्तावेज़ किस सिद्धांत पर तैयार किया गया है। खैर, ऐसा पेपर लिखते समय, आपको बिल्कुल सभी नियमों का पालन करना चाहिए। पहली चीज़ जो आपको सीखने की ज़रूरत है वह है औपचारिक प्रस्तुति शैली का उपयोग। सामग्री के बारे में पहले से सोचना, उसे ठोस, स्पष्ट, तार्किक और समझदारी से तैयार करना महत्वपूर्ण है। एक पाठ है जिसका सार संक्षेप में और सर्वोत्तम ढंग से प्रस्तुत किया गया है। दस्तावेज़ की अधिकतम लंबाई एक पृष्ठ है. किसी व्यक्ति का मुख्य कार्य प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करना और उसकी समस्या में रुचि लेना है। यह आवश्यक है कि प्राप्तकर्ता संदेश पढ़ने के बाद तुरंत निर्णय ले। अपील का पत्र बहुत महत्वपूर्ण होना चाहिए. नमूना एक पाठ है जिसमें लेखक की स्थिति स्पष्ट रूप से बताई गई है और एक से अधिक तथ्यों और साक्ष्यों द्वारा समर्थित है। अपने प्रश्नों और अनुरोधों को लगातार प्रस्तुत करना आवश्यक है। हर चीज़ को एक साथ मिलाने का कोई मतलब नहीं है. और, निःसंदेह, अंत में इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि यह संदेश कितना महत्वपूर्ण है।

संरचना

यह पहलू भी बहुत महत्वपूर्ण है. अपील पत्र लिखते समय रचना महत्वपूर्ण है। नमूना मानक है. ऊपरी बाएँ कोने में आवेदन की तारीख डालें। दाईं ओर - इंगित करें कि पत्र कहां और किसे संबोधित किया जाना चाहिए। यह किसी कंपनी, संस्था, सरकारी एजेंसी, किसी व्यक्ति का पूरा नाम आदि का नाम हो सकता है। ठीक नीचे, अपना विवरण लिखें: पूरा नाम, पता, फ़ोन नंबर, ई-मेल - जितनी अधिक जानकारी, उतना बेहतर। पाठ को कंप्यूटर पर टाइप करने की सलाह दी जाती है, और यदि आप हाथ से लिखने का निर्णय लेते हैं, तो सुपाठ्य लिखावट का उपयोग करना सुनिश्चित करें।

अपील पत्र: नमूना सामग्री

शीट के बीच में आपको सीधे टेक्स्ट लिखना होगा। मुझे कौन सी अपील चुननी चाहिए? निश्चित रूप से आधिकारिक, निम्नलिखित में से एक चुनें: श्रद्धेय, कॉमरेड, आदि। शब्द के साथ किसी दिए गए नाम और संरक्षक के साथ उपनाम होना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति किसी पद पर है या उसके पास कोई उपाधि है, तो यह भी दर्शाया जाना चाहिए। अनुरोध के महत्व पर जोर देने के लिए, अंत में अपील पत्र लिखना उचित है। वैसे तो पैटर्न मौजूद है, लेकिन यह प्रत्येक मामले के लिए अलग है। खैर, सामान्य तौर पर एक सार्वभौमिक विकल्प है। सबसे पहले, अपील को प्रेरित करने वाले कारणों का संकेत दिया जाता है, फिर समस्या का सार और फिर पत्र का उद्देश्य दर्शाया जाता है। यथासंभव अधिक से अधिक विवरण होने चाहिए. वे प्राप्तकर्ता को यह समझाने में मदद करेंगे कि अनुरोध पूरा हो जाएगा। और इसके अलावा, अपील का आधार बताना भी ज़रूरी है। यह एक आदर्श, कानून, नियमों का सेट, विनियमन या विधायी अधिनियम हो सकता है।

सूत्रीकरण

बहुत से लोगों को अपनी इच्छाएँ या अनुरोध तैयार करने में कठिनाई होती है। खैर, यहां कुछ नियम हैं। सबसे पहले, मांगों से बचना चाहिए. अधिक अनुनय का उपयोग करना बेहतर है। प्राप्तकर्ता को यह समझना चाहिए कि अनुरोध को पूरा करना उसके लिए फायदेमंद है। आप उन्हें इस मामले में उनकी रुचि के बारे में संकेत दे सकते हैं। अपील आशावादी ढंग से, कार्रवाई को प्रोत्साहित करते हुए, लेकिन यथासंभव सही ढंग से समाप्त होनी चाहिए। यह दिखाना बेहतर है कि उत्तर बहुत मायने रखता है और आप इसे जल्द से जल्द प्राप्त करने के लिए इंतजार नहीं कर सकते। और, ज़ाहिर है, हर चीज़ पर हस्ताक्षर होना चाहिए। इसके बाद आप भेज सकते हैं. जो कुछ बचा है वह उत्तर की प्रतीक्षा करना है।