Pravila za poslovno korespondenco po elektronski pošti. Poslovno pismo: vzorec. Kako poslati pismo po e-pošti. Vzorec poslovnega pisma

V kateri koli organizaciji pisma predstavljajo večino dohodne in odhodne dokumentacije. Obstaja veliko vrst teh dokumentov in za vsakega od njih obstaja več pravil za izvedbo. Ker so dopisi najpogostejša vrsta vodstvene dokumentacije, je izjemno pomembno, da jih znamo pravilno sestaviti.

Iz tega članka se boste naučili:

Pravilno oblikovanje črk je uspeh celotnega podjetja

Za poslovna (ali uradna) pisma se štejejo tista, ki služijo komuniciranju podjetja z zunanjimi strukturami. Še več, tudi po ustnem dogovoru med vodjo organizacije in poslovnim partnerjem ali stranko pravila bontona predvidevajo potrditev tega dogovora. To pa že lahko štejemo kot garancijo.

Vrste poslovnih pisem

1. Informativno - ustvarjeno za posredovanje nekaterih informacij.

Po opravljenih funkcijah

1. Iniciativne – delimo jih na tiste, ki zahtevajo odziv in tiste, ki ne zahtevajo odziva. Primeri: zahteva, pritožba, obvestilo, opomin, .

2. Odgovorna pisma.

Na podlagi naslovnika

1. Običajno - običajno poslano samo enemu prejemniku.

2. Krožne – tiste, ki jih en pošiljatelj pošlje več prejemnikom.

Glede na obliko odhoda

Struktura službenega pisma

Besedilo dobro napisanega poslovnega pisma je sestavljeno iz: pritožba, uvodni in glavni del ter sklep.

Pritožba.

To je najpomembnejši del za komunikacijske namene. Tako lahko zahvaljujoč pravilno izbrani obliki nagovora ne le pritegnete pozornost naslovnika, temveč tudi določite splošni ton nadaljnje komunikacije. Če pismo ni naslovljeno na določeno osebo, se lahko naslov izpusti; v drugih primerih je običajno uporabiti standardne jezikovne formule - na primer "Dragi Sergej Ivanovič!", "G. Predsednik vlade!" Priziv je napisan na sredini vrstice.

Uvodni del.

Na začetku pisma je treba navesti razloge in razloge za njegovo pripravo, pogosto je treba podatke potrditi s sklicevanjem na dokumente in dejstva tretjih oseb. Če je treba navesti reference, je treba to storiti v naslednjem zaporedju: naslov akta, avtor, datum, registrska številka, naslov.

Glavni del.

Glavni del pisma označuje glavni namen pisma. Ta del podrobno opisuje potrebne dogodke, zagotavlja dokaze ali analizira situacijo.

Zaključek.

Na koncu je običajno sklepati v obliki zahtev, predlogov, zavrnitev ali mnenj. Velja, da lahko službeno pismo vsebuje le en končni del. Praviloma se končajo s standardnimi izrazi - na primer "Upam na nadaljnje sodelovanje", "Z najboljšimi željami." Formula vljudnosti je postavljena pred atribut "podpis" in je od položaja ločena z vejico.

Ob oddaji avtorju pomembno je upoštevati vidike, kot so:

• stopnja poznanstva in narava odnosa z naslovnikom;
• javni položaj naslovnika in njegovo razmerje s položajem avtorja;
• situacija, v kateri poteka komunikacija - njena formalnost ali neformalnost;
• bonton in standardi, sprejeti v določenem podjetju.

Oblika pisma, vzorec:

Oblikovanje črk po GOST

Službena pisma morajo biti izdana na posebnih obrazcih formata A4 ali A5, odvisno od velikosti besedila. Neuporaba obrazcev je dovoljena le v primerih, ko je avtorjev več podjetij hkrati.

Zahteve za obrazce črk, pa tudi sestavo podrobnosti in pravila oblikovanja so v GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve glede dokumentacije."

Na splošno imajo podjetja pravico do samostojnega razvoja pisemskih obrazcev, saj je navedeni GOST svetovalne narave, vendar izvajanje njegovih določb kaže na visoko kulturo dela z dokumenti v organizaciji. Za nekatere organizacije je GOST R 6.30-2003 obvezen: na primer, zvezni izvršni organi morajo vedno upoštevati ta standard.

01 - državni grb Ruske federacije;

02 - grb sestavnega subjekta Ruske federacije;

03 - emblem organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka);

04 - šifra organizacije;

05 - glavna državna registrska številka (OGRN) pravne osebe;

06 - identifikacijska številka zavezanca/šifra razloga za registracijo (TIN/KPP);

07 - Koda obrazca;

08 - naziv organizacije;

09 - Referenčne informacije o organizaciji;

10 - ime vrste dokumenta;

11 - Datum;

12 - matična številka;

14 - kraj sestavljanja ali objave;

15 - Naslovnik;

16 - Žig odobritve;

17 - Ločljivost;

18 - Naslov besedila;

19 - Kontrolna oznaka;

20 - besedilo dokumenta;

21 - Oznaka o prisotnosti aplikacije;

22 - Podpis;

23 - Žig odobritve;

24 - odobritev vizuma;

25 - odtis pečata;

26 - oznako o overitvi kopije;

27 - Oznaka o izvajalcu;

28 - zaznamek o izvedbi dokumenta in oddaji v spis;

29 - zaznamek o prejemu dokumenta s strani organizacije;

30 - Identifikator elektronske kopije.

Oblikovanje pisma po GOST, vzorec:

Oblikovanje pisma s priponko, vzorec:

Pravila za pisanje poslovne korespondence

Poslovna korespondenca vključuje uporabo uradnega poslovnega sloga komunikacije. Njegova posebnost je v tem, da so udeleženci praviloma pravne osebe, ki se morajo držati dokaj strogih pravil komuniciranja, sprejetih v organizaciji (ali več organizacijah).

Za to vrsto komunikacije velja več zahtev.

Standardizacija predstavitve. Danes obstaja veliko izrazov, posebnih fraz in formul, ki so značilne za poslovno korespondenco. Njihova uporaba vam omogoča, da znatno skrajšate čas priprave, že pripravljeni modeli pa vam pomagajo, da se izognete izgubi časa pri iskanju izrazov, primernih za določeno situacijo. Standardizacija bistveno olajša zaznavanje poljubnih besedil in optimizira celoten proces pretoka dokumentov.

Nevtralni ton. Zadržanost in strogost pri pisanju pisem sta norma v uradni komunikaciji. Nevtralen ton pomeni skoraj popolno odsotnost ekspresivnih ali čustveno nabitih besed. Informacija je čisto uradne narave, zato je treba iz besedila izločiti na primer besede s pomanjševalnimi priponami ali medmeti. Čustveni podtekst je lahko prisoten, vendar mora biti skrit za nevtralnim tonom predstavitve.

Natančnost in nedvoumnost besedila. Prejemnik mora jasno razumeti in interpretirati pomen gradiva, ki je naslovljeno nanj. Natančnost besedila je praviloma neposredno odvisna od pravilno sestavljene kompozicijske strukture in odsotnosti logičnih napak. Službeno pismo mora biti jasno premišljeno.

Jedrnatost. Zahvaljujoč tej zahtevi bo avtor lahko znatno zmanjšal dolžino celotnega dokumenta. Jedrnatost predstavitve je predvsem odprava odvečnosti govora, ekonomična uporaba jezikovnih sredstev, odsotnost nepotrebnih ponovitev in dodatnih informacij.

Uporaba jezikovnih formul. Predloge, ki se pogosto uporabljajo v poslovni korespondenci, so njen sestavni del. Tako se pogosto uporabljajo formule za spodbujanje dejanj: "Prosimo vas, da razmislite o vprašanju ...", "V potrditev našega dogovora ...". Pogosto so jezikovne formule pravno pomembni elementi besedila, brez katerih ne bo imelo potrebne veljave. Na primer: "Zagotavljamo vračilo v višini ...", "Nadzor nad izvedbo naloge je dodeljen ...".

Uporaba izrazov, leksikalnih in grafičnih okrajšav. Zahvaljujoč uporabi izrazov v korespondenci lahko avtor doseže jasno razumevanje besedila, kar je izjemno pomembna lastnost poslovne komunikacije. Terminologijo, ki se lahko in mora uporabljati na področju dokumentacijske podpore za upravljanje, ureja GOST R 51141-98 „Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije"

Prevladujejo navadni preprosti stavki. Uradna komunikacija praviloma temelji na uporabi preprostih običajnih enodelnih ali dvodelnih stavkov, kar močno poenostavi proces zaznavanja besedila.

Priročnik za pisanje poslovnega pisma

Danes se v katerem koli podjetju sestavljajo uradna pisma o popolnoma različnih vprašanjih, povezanih z dejavnostmi posameznikov in celotnih oddelkov. Predmet dopisov je lahko zahteva, obvestilo, dogovor, zahtevek, preklic, sprememba itd. Hkrati pravila dobre oblike kažejo, da bo vsak dokument sestavljen v skladu z vsemi zgoraj navedenimi zahtevami. Zahvaljujoč temu bo pismo (ne glede na to, v kakšni obliki je poslano) postalo učinkovito orodje pri delu vsakega zaposlenega in vodstva podjetja kot celote.

Preizkusite se

1. Kakšno pismo imenujemo okrožnico?

• Pismo, ki ga en naslovnik pošlje več naslovnikom
• Pismo, ki ga en naslovnik pošlje enemu naslovniku
• Pismo, ki ni bilo poslano iz več razlogov

2. Kako mora biti pravilno oblikovana priloga k poslovnemu pismu?

• Uporaba: za 2 l. v 2 izvodih.
• Vloga v 2 izvodih na 2 listih
• Dva prijavna lista v dvojniku

3. Koliko faz ima priprava in pisanje poslovnega pisma?

4. Kaj pomeni zahtevati nevtralen ton v poslovni korespondenci?

• Uporaba izrazov, leksikalnih in grafičnih okrajšav
• Skoraj popolna odsotnost ekspresivnih ali čustveno nabitih besed v pismu
• Široka uporaba šablon

5. Iz katerih delov je sestavljeno poslovno pismo?

• Pritožba, uvodni in glavni deli, zaključek
• Glavni del, zaključek
• Pritožba, sklep

Podjetnik mora voditi aktivno korespondenco tako z uradniki (na primer predstavniki vladnih agencij) kot s "poluradnimi" - partnerji, izvajalci, samostojnimi strokovnjaki itd. Veščina pisnega komuniciranja se razvije precej hitro, a sprva lahko naredite veliko napak in na prejemnike naredite ne najbolj prijeten vtis. V tem članku bomo govorili o značilnostih pisanja običajnih poslovnih pisem (na papirju) in elektronskih sporočil.

Oblika in oblikovanje pisma

Bodite prepričani, da uporabite pisemsko glavo svojega podjetja. To vedno naredi vtis in poveča lojalnost »sogovornikov«. Vrsta obrazcev, standardi za njihovo izpolnjevanje in elementi oblikovanja morajo biti navedeni v naročilu za organizacijo (ali navodilih za pisarniško delo). Osnovne zahteve za obrazce poslovnih pisem najdete v GOST 2003 "Zahteve za pripravo dokumentov."

Priporočljivo je, da osnovne podatke o podjetju "stlačite" v obrazec:

• ime (in skrajšano ime);
• dejanski in poštni naslov;
• elektronski naslov;
• kontaktne številke;
• naslov spletnega mesta.

To ni seznam zahtevanih podatkov, ampak samo vzorčni seznam. Po želji lahko kaj dodate ali izključite.

Splošne zahteve za pisanje pisma so naslednje:

• najmanjša vdolbina – 10 mm desno in 20 mm levo, zgoraj in spodaj;
• če je pismo napisano na dveh ali več listih, mora biti vsak oštevilčen na sredini na vrhu;
• Vsaka prijava je oštevilčena posebej;
• v zgornjem levem kotu je navedena izhodna številka pisma (ne pozabite je zabeležiti v dnevnik registracije dokumentov);
• v zgornjem desnem kotu je navedeno ime organizacije, položaj naslovnika in njegov priimek z začetnicami;
• v spodnjem levem kotu - vaš položaj, priimek z začetnicami in podpis;
• Na dnu ne pozabite vnesti datuma, ko je bilo pismo napisano.

Vendar pa GOST 2003 dovoljuje uporabo obrazcev ne samo s kotno, ampak tudi z vzdolžno razporeditvijo podrobnosti (če so označene v sredini). Kotna ureditev izgleda bolj znana in jo je lažje brati, zato je bolje izbrati to možnost.

Splošna pravila pisanja

Klasična struktura besedila poslovnega pisma vključuje tri elemente:

• uvodni del (kratka navedba razlogov za pisanje pisma, njegov namen);
• vsebina (opis stanja, predlog rešitev, navedba zaključkov in priporočil);
• povzetek (kratek povzetek z jasno navedbo, kaj pričakujete od naslovnika).

Vedno morate razumeti namen, s katerim pišete pismo. Ali želite ponuditi sodelovanje? Povejte svoje pritožbe? Vas povabite na predstavitev ali drug dogodek? Pišite le o tem in naj vas ne zamotijo ​​dolgi argumenti in domneve, ki za zadevo niso pomembne.

Vsako poslovno pismo mora imeti določen namen. Če se v njem dotaknete več vprašanj, morajo biti med seboj tesno povezana. Če se morate obrniti na isto organizacijo o več različnih temah, je bolje, da za vsako od njih napišete ločeno pismo.

Jezik pisanja

Slog poslovne korespondence je "lahek" uradni posel. Možno in potrebno je standardizirati besedne zveze, uporabljati nekaj klišejev in klišejev, ni pa priporočljivo vsega tega reducirati na suhoparno birokracijo. "Živi" jezik je vedno zaznaven enostavno in ugodno. Seveda mora biti poslovno pisanje v skladu z normami bontona (o katerih bomo razpravljali v nadaljevanju), vendar je treba bistvo vprašanja navesti jasno in jedrnato.

Nekaj ​​praktičnih nasvetov:

• uporabljajte preproste besede: "pametni" izrazi so slabo zaznavni in pogosto dražijo osebo, ki jih je prisiljena brati in dešifrirati;
• pogosteje uporabljajte glagole in redkeje pridevnike;
• ne širite svojih misli po drevesu - samo podrobnosti in samo v okviru dane teme, brez veliko podrobnosti in nepomembnih podrobnosti;
• izogibajte se dolgim ​​izjavam, po možnosti ne uporabljajte deležniških in deležniških besednih zvez;
• pišite konkretno: razni “o tem”, “oni/on/ona” so nesprejemljivi;
• izogibajte se logičnim nedoslednostim in nenadnim prehodom iz enega pomenskega bloka v drugega;
• preverite vse, kar je napisano na posluh: govorne napake se pojavljajo skoraj v vsakem nelektoriranem besedilu.

Eno od glavnih pravil za pisanje poslovnih pisem je: sporočilo mora biti pismeno in slogovno pravilno.

Značilnosti naslavljanja naslovnika

Naslovnika naslovimo praviloma enkrat, na začetku pisma. To je mogoče storiti na tri načine.

1. Če osebo nagovarjate prvič (ali če je med vami in naslovnikom vzpostavljen povsem uraden odnos), uporabite nagovor, ki označuje določeno razdaljo. Primer: "Dragi gospod Ivanov!"
2. Če se obračate na osebo, s katero ste že dolgo vzpostavili zaupljiv poslovni odnos, je bolje, da jo pokličete po imenu in patronimu. Primer: "Draga Ekaterina Leonidovna!"
3. Ko nagovarjate skupino, uporabite standardni stavek "spoštovani!"

V zadnjem delu morate uporabiti tako imenovano zaključno frazo. Tukaj je več možnosti:

• »S spoštovanjem«, »S spoštovanjem«;
• "Najboljše želje";
• “V upanju na nadaljnje sodelovanje”;
• "Vedno vam z veseljem nudimo storitev";
• itd.

Z eno besedo, izbira zadnje fraze je stvar okusa.

Etika poslovnega pisanja

Tudi prikriti prezir v poslovnem pismu ne ostane neopažen. Seveda pa v tem primeru ne boste mogli več računati na pozitiven ali celo enak odnos do sebe. Zaključek je očiten: ne prepuščajte se čustvom in ostanite v mejah, tudi če vas prejemnik resnično moti. Vedno bodite pozorni na ton sporočila.

Pri sestavljanju pisma z zavrnitvijo morate biti še posebej previdni. Zelo nespametno je začeti takšno sporočilo s kategoričnim "ne" v takšni ali drugačni obliki - to bo v osebi ustvarilo občutek, da je preprosto poslan. Najprej poskusite ponuditi prepričljive (ne trhle) razlage. Ko smo na kratko opisali razloge za zavrnitev, je treba gladko preiti na njeno izjavo. V tem primeru lahko uporabite naslednje formulacije:

• "Na žalost ne vidimo načina, da bi ugodili vaši zahtevi";
• “Vaše zahteve ni mogoče odobriti iz naslednjih razlogov ...”;
• "Globoko obžalujemo, vendar smo prisiljeni zavrniti vašo ponudbo."

V idealnem primeru, še preden utemeljite zavrnitev - na samem začetku pisma - bi morali na kratko ponoviti zahtevo naslovnika. Razumel bo, da ste pozorno prebrali njegovo prošnjo ali predlog, in verjetno vam bo to hvaležen. Morda boste v prihodnosti spet sodelovali - zakaj bi takoj oddajali negativno in osebo prestrašili s pretirano ostrino?

Nikoli ne pojdite v drugo skrajnost. Laskanje in številna zagotovila o iskreni naklonjenosti so očitni znaki neiskrenosti. Neiskrenost vedno povzroči zavrnitev.

Sestavljanje e-poštnih sporočil

Sporočila na papirju so že zastarela. Seveda »papirnata« korespondenca ne bo nikoli povsem izginila, a čez nekaj let bodo pisma, napisana na klasični dopisni glavi, postala redkost. Pogajanja vedno bolj potekajo elektronsko. Sodobni podjetnik danes pošlje veliko več pisem po elektronski pošti kot po navadni pošti.

Poslovna pisma, poslana po elektronski pošti, so napisana po enakih splošnih pravilih. Zahteve za jezik, slog in ton, spoštovanje standardov bontona - vsi ti obvezni elementi se ne spremenijo. Vendar imajo elektronska sporočila tudi svoje posebnosti.

1. Prepričajte se, da je vaša prijava videti solidna ali vsaj ustrezna. [e-pošta zaščitena]- V redu, [e-pošta zaščitena]- Hudo.
2. Zelo pomembno je, da vedno izpolnite polje Zadeva. Ta vrstica določa, ali bo oseba odprla dohodno sporočilo. Če pišete nekomu, ki ga ne poznate, poskusite najti zanimiv naslov. A ne pretiravajte – teme, kot je »Nujno!!! Edinstvena ponudba, odprta takoj!« Zbudijo samo željo po hitrem kliku na ikono smetnjaka na vrhu. Naslov naj bo sestavljen iz 3-5 besed in mora odražati vsebino sporočila.
3. Če naslovnika ne poznate, na kratko opišite, kdo ste in kako ste izvedeli zanj. Brez tega potrebnega uvoda se lahko sporočilo obravnava kot vsiljena pošta in se takoj izbriše.
4. V nastavitvah ne onemogočite citiranja - prejšnja korespondenca naj bo prikazana spodaj, pod rezom.
5. Branje z zaslona je dvomljiv užitek. Papirnato pismo lahko vzamemo v roke in že zato ga na nezavedni ravni dojemamo resneje kot elektronsko. Upoštevajte to.
6. Krajše kot je e-poštno sporočilo, hitreje bo odgovor nanj.
7. Uporabljajte samo standardne pisave.
8. Ne pretiravajte z označevanjem besedila - na najpomembnejše točke lahko uporabite »krepko«, vendar uporabite različne barve nesprejemljivo.
9. Brez kapic. Nikoli. Tudi v podnaslovih. Enako velja za podvojena ločila.
10. Besedilo razdelite na odstavke s presledki med njimi (samo pustite prazno vrstico).
11. E-poštnemu sporočilu lahko priložite slike ali besedilne datoteke. Dodatna gradiva in pojasnila, komentarji, podrobni opisi - vse to naj bo v priloženih datotekah, vendar ne v telesu pisma.
12. V poslovnem dopisovanju z ljudmi, s katerimi ste vzpostavili zaupljive odnose (govorimo o zaupanja vrednih partnerjih, zanesljivih izvajalcih), lahko občasno uporabite emotikone. To bo "oživilo" komunikacijo - čustveni simboli na zaslonu (tudi v poslovnem sporočilu) so zaznani precej pozitivno. Seveda jih ni mogoče uporabiti v "papirnatih" pismih.
13. Bodite prepričani, da podpišete. V e-poštnih sporočilih je običajno sestavljen iz 3-6 vrstic in vključuje ime in priimek pošiljatelja, njegov položaj, ime podjetja, naslov spletne strani in kontaktno telefonsko številko.

Primer podpisa:

S spoštovanjem,

Ivan Ivanov

[e-pošta zaščitena]

http://site.com.

Ponujamo vam vzorec poslovnega pisma.

Če povzamem

Čeprav je vse precej preprosto, primerov pravilno napisanih poslovnih pisem ni tako veliko. Podjetniki se redno zmedejo pri oblikovanju, uporabljajo ne povsem pravilne naslove in pozabljajo na pomembne nianse.

Naštejmo glavne lastnosti dobrih poslovnih sporočil:

• objektivnost;
• kratkost (priporočljivo je, da pismo ne zavzame več kot eno stran);
• nevtralen ton predstavitve;
• pomanjkanje obrazložitve, pripovedovanja, pretirane podrobnosti;
• pomanjkanje čustvenih ocen;
• jasno logično razmerje med deli besedila in posameznimi besednimi zvezami.

To je neke vrste kontrolni seznam, s katerim lahko najprej preverite. Ko bo zbranih in poslanih na stotine poslovnih sporočil, ne bo več potrebe po njem. Ne prezrite zgoraj navedenih pravil in ne pozabite: "napihnjene" veščine poslovne korespondence bistveno izboljšajo vaš ugled in s tem podobo podjetja.

Sestavni in pomemben del sodobne poslovne korespondence je prošnja. Vzorci in primeri besedila, predstavljeni v članku, ter navedena pravila za njegovo pisanje vam bodo pomagali pravilno sestaviti potrebno besedilo in ga oblikovati v skladu z navadami pisarniškega dela. Ponujamo vam navodila po korakih za pisanje te vrste pritožbe.

Splošne informacije

Zaprosilo je pomembno v primerih, ko mora njegov avtor od drugih oseb pridobiti kakršne koli podatke, dokumente, opraviti transakcijo ali druga poslovna dejanja. Lahko se pošlje določeni osebi (vodji, direktorju, vodji oddelka itd.) ali celotni organizaciji kot celoti. Vaša prošnja za pomoč mora biti v skladu s splošno sprejetimi pravili poslovne korespondence.

Pismo je obraz podjetja; tudi malenkosti so pomembne. Natisnite ga na pisemski papir podjetja s podpisom pooblaščene osebe in pečatom (če je na voljo). Bodite odgovorni pri izbiri pisave, njene velikosti in postavitve besedila na strani. Ne zanemarjajte robov, rdečih črt in odstavkov. Pogosto se prvi vtis ustvari že ob pogledu na dokument.

1. korak: Določanje prejemnika

Če napišete neosebno pismo določenemu podjetju, potem bo najverjetneje šlo na recepcijo ali v pisarno, nato do vodje in na koncu do neposrednega izvršitelja. V »glavi« besedila navedite pravilno polno ime organizacije, najbolje je dodati tudi pravni naslov.

Kot je navedeno zgoraj, je optimalna možnost navedba določenega naslovnika, to je osebno naslovljena prošnja za pomoč. Vedno se poskušajte naslavljati z imenom in priimkom. Na primer, "Dragi Aleksander Viktorovič!" ali "Dragi gospod Schwartz!" Na ta način boste, prvič, izrazili svoje spoštovanje do osebe, in drugič, zahteva, naslovljena na določeno osebo, mu nalaga določene obveznosti, odgovornost za njeno obravnavo in izvajanje.

V nekaterih situacijah bi bilo logično, da bi kot naslovnika uporabili skupino ljudi, določeno ekipo ali njen del. To je pomembno tudi v primerih, ko je prošnja poslana na več naslovov. Uporabite besedilo, kot je: "Spoštovani kolegi!", "Spoštovani računovodje!" itd.

2. stopnja: kompliment

Dobro je, če uradna prošnja vsebuje kompliment naslovniku. Zdi se, da s tem odgovarjate na njegovo naravno vprašanje: "Zakaj me sprašujete s tem vprašanjem?" Opazite lahko pretekle zasluge in osebne lastnosti osebe, status podjetja itd. Uporabite predvsem naslednje formulacije: »Vaše podjetje je vodilni dobavitelj ...«, »Mnogim ste pomagali pri reševanju kompleksnih vprašanj na tem področju ...«, »Vaša organizacija je vodilni strokovnjak na trgu na tem področju. ..« itd. Ne pozabite, da je primerno, da bo kompliment prišel, ko je prošnja (vzorci in primeri v besedilu) nestandardne narave in mora biti naslovniku všeč. Opozorite ga na lastnosti in zasluge, ki so pomembne za izpolnitev vaše zahteve. Vendar ne priporočamo, da prestopite zelo tanko mejo med dobrim in pravilnim komplimentom ter nesramnim laskanjem.

3. stopnja: Utemeljite zahtevo

Vsaka zahteva mora biti utemeljena, saj mora naslovnik vedeti, zakaj se obračate nanj. Zato ga je smiselno predstaviti v bistvu. Na tej stopnji priporočamo, da izberete tri najbolj prepričljive argumente, ki naj bodo v besedilu pisma razporejeni po naslednji shemi: srednja moč, šibka, najmočnejša.

Zahteva ima lahko različne stopnje kompleksnosti in morate biti pripravljeni na dejstvo, da naslovnik ne bo vedno zainteresiran za njeno izpolnitev. V zvezi s tem mora biti prepričan, da ima njegovo izvajanje zanj potencialne koristi. Zainteresirajte prejemnika, da bo vaš dokument vzel resno.

Prošnja lahko vsebuje predlog za izvedbo določene priložnosti, ki je zanj privlačna.

Primeri besedila

• "Podjetni in poslovni ljudje so si v vseh časih prizadevali ne le za materialni uspeh, ampak tudi za osebno rast, da bi se jih ljudje za vedno spominjali po svojih dobrih delih in si pridobili njihovo spoštovanje."
• "Seveda je vaš glavni cilj izboljšanje življenjskega standarda prebivalcev mesta." To besedilo lahko uporabite predvsem takrat, ko pišete prošnjo poslancu, na primer o zagotovitvi prostorov za vrtec, ureditvi igrišča ipd.

Lahko tudi izrazite težavo, ki je pomembna za naslovnika, mu pokažete, kako mu lahko vaša zahteva pomaga pri njenem reševanju ali pri uresničevanju določenih priložnosti.

Zgodi se, da drugi strani nimaš kaj ponuditi ali pa je v tem kontekstu neprimerno. V tem primeru je najboljši izhod, da se pogovorite o pomenu vaše zahteve. Opišite situacijo čim bolj natančno in popolno, tako da se dotakne vaše duše. Če v vaši zgodbi a priori ni nobenega srčnega trenutka, navedite dejstva in se osredotočite na vzročno-posledične odnose. Povejte nam, kaj se bo zgodilo, če vas zavrnejo ali se, nasprotno, strinjajo s pomočjo.

4. korak: Izrazite svojo zahtevo

Ko je naslovnik psihično pripravljen sprejeti vašo zahtevo, jo lahko izjavi. Besedilo naj bo jedrnato, izogibajte se dolgim ​​ali zapletenim stavkom, pa tudi dvoumnostim ali namigovanjem. Zahtevek (vzorci in primeri besedila v besedilu) mora biti jedrnat in pomensko jasen. Torej, če zahtevate nakup kakršne koli opreme za podjetje, navedite popolnost, ceno in količino:

»Za opremljanje urgentnega oddelka bolnišnica potrebuje nov avtomobil, katerega cena je 3,5 milijona rubljev. Prosimo vas, da nam ga pomagate kupiti."

Ali pa na primer zahteva za znižanje najemnine mora biti konkretna: »Prosimo vas, da znižate najemnino za prostore na raven 500 rubljev. na kvadratni meter, dokler se gospodarske razmere ne stabilizirajo.«

5. stopnja: Povzetek

Na koncu pisma morate povzeti svojo zahtevo. Ponovite še enkrat in se osredotočite na dejstvo, da prejemnik prejme ugodnosti, če vam zagotovi zahtevano pomoč. Vendar je treba besedilo zahteve nekoliko spremeniti. Če se vrnemo k istemu primeru znižanja najemnine, predlagamo naslednjo formulacijo:

»Če se strinjate z znižanjem najemnine na 500 rubljev. na kvadratni meter, ob stabilizaciji trenutnih gospodarskih razmer pa boste lahko pomagali ohraniti več kot 20 delovnih mest, prav tako pa ne boste imeli izgube zaradi popolnega neplačila.«

Ne pozabite, da je pomembno ponoviti ne le zahtevo, ampak tudi korist, ki jo lahko pridobite z njeno izvedbo, in ni nujno, da je materialna. Številna velika podjetja voljno delujejo kot sponzorji, investitorji in se ukvarjajo z dobrodelnostjo.

Menimo, da zdaj, ko ste korak za korakom preučili postopek, ne boste imeli vprašanja, kako napisati prošnjo. Dovolj je le upoštevati vsa pravila poslovne korespondence in nekatere nianse. Predlagamo, da preučite še en primer.

Primer

Dragi Feliks Petrovič!

Vaše podjetje že nekaj let organizira praktično usposabljanje študentov v podjetju in jim pomaga prenesti znanje, ki so ga pridobili na fakulteti, v prakso.

Vi kot vodja kadrovske službe ste oseba, ki vas zanima pridobivanje novih sodelavcev, mladih in perspektivnih inženirjev ter visoko usposobljenih strokovnjakov. Danes je ta poklic eden najbolj iskanih. Mnogi učenci bi radi spoznali njegove zmožnosti, tankosti in pomen.

V zvezi s tem vas prosimo, da 25. aprila ob 17.00 v vašem podjetju organizirate srečanje glavnega inženirja s kandidati in študenti 1.-2.

S tem, ko govorite o prednostih in skrivnostih poklica danes, postavljate zanesljive temelje za usposabljanje specialistov in strokovnjakov jutrišnjega dne. Morda bo po nekaj letih eden od njih vaše podjetje popeljal na novo raven razvoja.

S spoštovanjem in hvaležnostjo,

Rektor Univerze I.Zh.Bychkov

Ko ste preučili informacije o tem, katere zahteve mora izpolnjevati prošnja, vzorce in primere besedila, se boste zlahka spopadli s pisanjem v praksi.

Poslovni dokument— glavno sredstvo za izvajanje dejavnosti upravljanja, beleženje in prenos informacij. S pomočjo dokumenta se usklajujejo poslovne aktivnosti in zbirajo informacije. V veliki organizaciji se običajno sestavijo navodila, ki navajajo, kdo uradno piše dokumente, kdo komu poroča in v kakšnih primerih, kdo komu posreduje informacije itd. Eden najpomembnejših načinov formalizacije prenosa informacij so standardni obrazci (obrazci). Prednost obrazca je, da osebi, ki ga izpolnjuje, ni treba razmišljati o tem, kdaj, kako in katere podatke je treba v tem primeru navesti; to prihrani veliko časa.

Delež dopisovanja v poslovnem življenju je zelo velik.

Če je pravilno sestavljen, izpolnjuje naslednje zahteve:

• zanesljivost in objektivnost predstavitve;
• popolnost informacij;
• kratkost predstavitve (poslovno pismo ne sme trajati več kot stran);
• pomanjkanje sklepanja in pripovedovanja;
• nevtralen ton predstavitve, a hkrati dobronamernost, odsotnost nevljudnosti in ironije, pretencioznosti, lažne vljudnosti;
• uporaba sredstev logične in ne čustveno-ekspresivne ocene situacije in dejstev.

Poznamo več vrst poslovnih pisem. Tako pisma, ki vsebujejo opozorilo, opomin, vabilo, potrdilo, zavrnitev, spremno pismo, garancijo, informacijo, obvestilo in naročilo, ne zahtevajo obveznega pisnega odgovora. Odgovor mora biti napisan na pismo z zahtevo, pritožbo, predlogom, prošnjo, zahtevo.

Etika poslovnega pisanja

Nespoštovanje avtorja poslovnega pisma, tudi če je zastrto, se vedno čuti pri naslovniku, kar oblikuje vztrajen negativen odnos do pisma in njegovega avtorja, kljub na videz brezhibnim metodam prepričevanja sporočila.

Pri branju pisma, ki vsebuje zavrnitev, morate biti še posebej previdni. Takšnega pisma ne morete začeti z izjavo o zavrnitvi. Najprej je treba podati prepričljive razlage. Uporabite naslednje formule: "Vaše zahteve ni mogoče odobriti iz naslednjih razlogov ..."; “Na žalost ni mogoče ugoditi vaši zahtevi ...”; "Globoko obžalujemo, vendar ne moremo ugoditi vaši zahtevi ..." itd. Mesto te formule je v zadnjem odstavku pisma. V tem primeru se morate spomniti pravila: "Pri oblikovanju zavrnitve se pazite, da ne izgubite prijatelja ali stranke."

Tukaj je vzorec načrta za odgovor na pismo, ki vsebuje zavrnitev zahteve ali zavrnitev ponudbe:

• ponavljanje zahteve - naslovnik mora biti prepričan, da je bilo njegovo pismo natančno prebrano in da je bistvo njegove zahteve natančno razumljeno;
• razlogi, zakaj prošnji ni mogoče ugoditi ali zakaj ponudbe ni mogoče sprejeti, so racionalna in psihološka pripravljenost prejemnika na kasnejšo zavrnitev;
• izjava o zavrnitvi ali zavrnitvi predloga je formula za zavrnitev.

Jezik poslovnega pisma

Akademik D.S. Lihačov, sijajni strokovnjak za ruski jezik, je v spominu za svoje mlade kolege »O dobrem jeziku znanstvenega dela« zapisal: »Dobrega jezika bralec ne opazi. Bralec naj opazi samo misel, ne pa tudi jezika, v katerem je misel izražena.”

Zaupanje pri pisanju je mogoče z dolgoletnimi izkušnjami. Najprej je priporočljivo upoštevati praktične nasvete strokovnjakov:

• izbirajte preproste besede, vendar ne osiromašite jezika;
• raje uporabljajte glagole kot pridevnike: tako bo besedilo dinamično in hkrati nepompozno;
• ne začnite od daleč, ne oddaljite se od teme, ne opisujte veliko podrobnosti;
• izogibajte se dolgim ​​izjavam: neprepričljive so, zato bodite kratki in uporabite čim manj podrednih stavkov;
• prehod iz ene fraze v drugo mora biti logičen in naraven, "neopazen";
• preverite vsako napisano frazo na posluh;
• uporabljajte najmanj zaimkov, zaradi katerih razmišljate o tem, na kaj se nanašajo, katero besedo so »nadomestili« (pišite posebej in ne »o tem«, »onem«, »ona/to/oni« itd.).

Poslovno pismo mora biti pismeno in slogovno pravilno.

Oblikovanje poslovnega pisma

Uradno pismo je vedno napisano na pisemskem listu organizacije.

V zgornjem levem kotu odhodnega pisma (tj. poslanega iz organizacije) je navedena odhodna številka, ki se zabeleži v dnevniku dokumentov organizacije. Naveden mora biti datum pisanja pisma. V zgornjem desnem kotu so ime organizacije (v nominativu), položaj naslovnika in njegov priimek. V spodnjem levem kotu so položaj, priimek in podpis vodje, 2 cm spodaj pa priimek izvršitelja pisma (brez začetnic) in njegova telefonska številka.

Bistveno in vizualno je vsebina pisma sestavljena iz sin blokov: o formula pisma - kaj je bistvo prošnje; o utemeljitev zahteve; o podporne informacije.

V svojem odzivnem pismu ne pozabite vljudno omeniti njegovega zadnjega pisma. Če to pismo odpre korespondenco s tujim partnerjem, morate predstaviti organizacijo, opisati njene cilje in cilje na področju mednarodnih dejavnosti. Ta del pisma je zelo kratek, saj naj bi bili osnovni podatki o organizaciji navedeni v knjižici, ki je priložena pismu (povezava do katere je v pismu obvezna). Takšno pismo naj se konča s hvaležnostjo za sodelovanje in/ali izrazom upanja na takšno sodelovanje tudi v prihodnje. Preizkušena formula je "S spoštovanjem (vaše ime)."

Dobro pisanje zahteva velik besedni zaklad in sposobnost njegovega povezovanja, kar zahteva sistematično in skrbno branje leposlovja in stvarne literature. Brez nenehnega hranjenja s humanitarnim znanjem ne bo nastal polnopravni vodja. To je zaključek uglednega strokovnjaka za menedžment Leeja Iacocca: »Ko so moji otroci v preteklih letih spraševali, kaj naj študirajo, sem vedno svetoval, da morajo pridobiti dobro humanistično izobrazbo ... Ključno je zgraditi močno osnovo znanja s področja književnosti, dobro obvladati ustni in pisni govor.«