საქმიანი მიმოწერის წესები ელექტრონული ფოსტით. საქმიანი წერილი: ნიმუში. როგორ გავაგზავნოთ წერილი ელექტრონული ფოსტით. ბიზნეს წერილის ნიმუში

ნებისმიერ ორგანიზაციაში წერილები შეადგენენ შემომავალი და გამავალი დოკუმენტაციის უმრავლესობას. ამ დოკუმენტების მრავალი სახეობა არსებობს და თითოეული მათგანისთვის არსებობს შესრულების რიგი წესები. ვინაიდან ასოები მენეჯმენტის დოკუმენტაციის ყველაზე გავრცელებული ტიპია, ძალზე მნიშვნელოვანია იცოდეთ როგორ შეადგინოთ ისინი სწორად.

ამ სტატიიდან გაიგებთ:

ასოების სწორი ფორმატირება მთელი კომპანიის წარმატებაა

საქმიანი (ან ოფიციალური) წერილები ითვლება ისეთებად, რომლებიც ემსახურება კომპანიის გარე სტრუქტურებთან კომუნიკაციას. უფრო მეტიც, ორგანიზაციის ხელმძღვანელსა და ბიზნესპარტნიორს ან კლიენტს შორის გარკვეული სიტყვიერი შეთანხმების მიღწევის შემდეგაც კი, ეტიკეტის წესები ითვალისწინებს ამ შეთანხმების დადასტურებას. ეს, თავის მხრივ, უკვე შეიძლება ჩაითვალოს გარანტიად.

საქმიანი წერილების სახეები

1. საინფორმაციო - შექმნილია გარკვეული ინფორმაციის გადმოცემის მიზნით.

შესრულებული ფუნქციების მიხედვით

1. ინიციატივა - იყოფა პასუხად მოთხოვნილებად და პასუხებად არ საჭიროებებად. მაგალითები: მოთხოვნა, საჩივარი, შეტყობინება, შეხსენება, .

2. საპასუხო წერილები.

ადრესატის საფუძველზე

1. რეგულარული - ჩვეულებრივ მხოლოდ ერთ მიმღებს ეგზავნება.

2. ცირკულარული - ის, რასაც ერთი გამგზავნი უგზავნის რამდენიმე მიმღებს.

გამგზავრების ფორმის მიხედვით

მომსახურების წერილის სტრუქტურა

კარგად დაწერილი საქმიანი წერილის ტექსტი შედგება: მიმართვა, შესავალი და ძირითადი ნაწილები და დასკვნა.

გასაჩივრება.

ეს არის ყველაზე მნიშვნელოვანი ნაწილი კომუნიკაციის მიზნებისთვის. ამრიგად, მიმართვის სწორად შერჩეული ფორმის წყალობით, თქვენ შეგიძლიათ არა მხოლოდ მიიპყროთ ადრესატის ყურადღება, არამედ დააყენოთ ზოგადი ტონი შემდგომი კომუნიკაციისთვის. თუ წერილი არ არის მიმართული კონკრეტული პირის მისამართით, სხვა შემთხვევებში, ჩვეულებრივ, გამოიყენება სტანდარტული ენობრივი ფორმულები - მაგალითად, "ძვირფასო სერგეი ივანოვიჩ!" მიმართვა იწერება შუა სტრიქონში.

შესავალი ნაწილი.

წერილის დასაწყისში აუცილებელია მიუთითოთ მისი მომზადების მიზეზები და საფუძვლები, ხშირად საჭიროა ინფორმაციის დადასტურება მესამე მხარის დოკუმენტებზე და ფაქტებზე. თუ საჭიროა მითითებების მითითება, ეს უნდა გაკეთდეს შემდეგი თანმიმდევრობით: აქტის სათაური, ავტორი, თარიღი, რეგისტრაციის ნომერი, სათაური.

Მთავარი ნაწილი.

წერილის ძირითადი ნაწილი მიუთითებს წერილის მთავარ დანიშნულებაზე. ეს ნაწილი დეტალურად აღწერს აუცილებელ მოვლენებს, იძლევა მტკიცებულებებს ან აანალიზებს სიტუაციას.

დასკვნა.

დასასრულს, მიღებულია დასკვნების გაკეთება მოთხოვნის, წინადადებების, უარის ან მოსაზრებების სახით. ითვლება, რომ მომსახურების წერილი შეიძლება შეიცავდეს მხოლოდ ერთ ბოლო ნაწილს. როგორც წესი, ისინი მთავრდება სტანდარტული გამონათქვამებით - მაგალითად, "იმედი მაქვს შემდგომი თანამშრომლობისთვის", "საუკეთესო სურვილებით". ზრდილობის ფორმულა მოთავსებულია „ხელმოწერის“ ატრიბუტის წინ და პოზიციიდან გამოყოფილია მძიმით.

ავტორთან წარდგენისას მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ ისეთი ასპექტები, როგორიცაა:

• ადრესატთან გაცნობის ხარისხი და ურთიერთობის ხასიათი;
• ადრესატის საჯარო პოზიცია და მისი კავშირი ავტორის პოზიციასთან;
• სიტუაცია, რომელშიც ხდება კომუნიკაცია - მისი ფორმალობა თუ არაფორმალურობა;
• კონკრეტულ კომპანიაში მიღებული ეტიკეტი და სტანდარტები.

წერილის ფორმატი, ნიმუში:

ასოების ფორმატირება GOST-ის მიხედვით

სერვისის წერილები უნდა გაიცეს A4 ან A5 ფორმატის სპეციალურ ფორმებზე ტექსტის ზომიდან გამომდინარე. ფორმების გამოუყენებლობა დასაშვებია მხოლოდ იმ შემთხვევაში, როდესაც ავტორები ერთდროულად რამდენიმე კომპანიაა.

მოთხოვნები ასოების ფორმების, აგრეთვე დეტალების შემადგენლობისა და დიზაინის წესებს შეიცავს GOST R 6.30-2003 "ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები“.

ზოგადად, კომპანიებს აქვთ უფლება დამოუკიდებლად შეიმუშაონ წერილების ფორმები, რადგან მითითებული GOST არის საკონსულტაციო ხასიათის, თუმცა, მისი დებულებების შესრულება მიუთითებს ორგანიზაციაში დოკუმენტებთან მუშაობის მაღალ კულტურაზე. ზოგიერთი ორგანიზაციისთვის GOST R 6.30-2003 სავალდებულოა: მაგალითად, ფედერალურმა აღმასრულებელმა ხელისუფლებამ ყოველთვის უნდა მიმართოს ამ სტანდარტს.

01 - რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო ემბლემა;

02 - რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულის გერბი;

03 - ორგანიზაციის ემბლემა ან სავაჭრო ნიშანი (მომსახურების ნიშანი);

04 - ორგანიზაციის კოდი;

05 - იურიდიული პირის მთავარი სახელმწიფო რეგისტრაციის ნომერი (OGRN);

06 - გადასახადის გადამხდელის საიდენტიფიკაციო ნომერი/რეგისტრაციის მიზეზი (TIN/KPP);

07 - ფორმის კოდი;

08 - Კომპანიის სახელი;

09 - საცნობარო ინფორმაცია ორგანიზაციის შესახებ;

10 - დოკუმენტის ტიპის დასახელება;

11 - Თარიღი;

12 - Რეგისტრაციის ნომერი;

14 - შედგენის ან გამოცემის ადგილი;

15 - ადრესატი;

16 - დამტკიცების ბეჭედი;

17 - რეზოლუცია;

18 - ტექსტის სათაური;

19 - საკონტროლო ნიშანი;

20 - დოკუმენტის ტექსტი;

21 - მონიშნეთ განაცხადის არსებობა;

22 - ხელმოწერა;

23 - დამტკიცების ბეჭედი;

24 - ვიზის დამტკიცება;

25 - ბეჭდის ანაბეჭდი;

26 - აღნიშვნა ასლის დამოწმებაზე;

27 - მონიშნეთ შემსრულებლის შესახებ;

28 - შენიშვნა დოკუმენტის შესრულებისა და ფაილში გაგზავნის შესახებ;

29 - შენიშვნა ორგანიზაციის მიერ დოკუმენტის მიღების შესახებ;

30 - ელექტრონული ასლის იდენტიფიკატორი.

ასოს ფორმატირება GOST-ის მიხედვით, ნიმუში:

წერილის ფორმატირება დანართით, ნიმუში:

საქმიანი მიმოწერის დაწერის წესები

საქმიანი მიმოწერა გულისხმობს კომუნიკაციის ოფიციალური ბიზნეს სტილის გამოყენებას. მისი თავისებურება მდგომარეობს იმაში, რომ მონაწილეები, როგორც წესი, არიან იურიდიული პირები, რომლებიც უნდა დაიცვან ორგანიზაციაში (ან რამდენიმე ორგანიზაციაში) მიღებული კომუნიკაციის საკმაოდ მკაცრი წესები.

არსებობს რამდენიმე მოთხოვნა, რომელიც ვრცელდება ამ ტიპის კომუნიკაციაზე.

პრეზენტაციის სტანდარტიზაცია.დღეს არსებობს მრავალი ტერმინი, სპეციალური ფრაზები და ფორმულა, რომლებიც სპეციფიკურია საქმიანი მიმოწერისთვის. მათი გამოყენება საშუალებას გაძლევთ მნიშვნელოვნად შეამციროთ მომზადების დრო, ხოლო მზა დიზაინი დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ დროის დაკარგვა კონკრეტული სიტუაციისთვის შესაფერისი ტერმინების ძიებაში. სტანდარტიზაცია მნიშვნელოვნად აადვილებს ნებისმიერი ტექსტის აღქმას და ოპტიმიზაციას უწევს მთელი დოკუმენტის ნაკადის პროცესს.

ნეიტრალური ტონი.წერილების წერისას თავშეკავება და სიმკაცრე ნორმაა ოფიციალურ კომუნიკაციაში. ნეიტრალური ტონი გულისხმობს გამოხატული ან ემოციურად დატვირთული სიტყვების თითქმის სრულ არარსებობას. ინფორმაცია წმინდად ოფიციალურ ხასიათს ატარებს, ამიტომ აუცილებელია ტექსტიდან გამოირიცხოს, მაგალითად, დამამცირებელი სუფიქსები ან შუამავლები. შეიძლება იყოს ემოციური ქვეტექსტი, მაგრამ ის უნდა იმალებოდეს პრეზენტაციის ნეიტრალური ტონის მიღმა.

ფორმულირების სიზუსტე და გაურკვევლობა. მიმღებმა მკაფიოდ უნდა გაიგოს და განმარტოს მისთვის მიმართული მასალის მნიშვნელობა. ტექსტის სიზუსტე, როგორც წესი, პირდაპირ დამოკიდებულია სწორად აგებულ კომპოზიციურ სტრუქტურაზე და ლოგიკური შეცდომების არარსებობაზე. სამსახურის წერილი მკაფიოდ უნდა იყოს გააზრებული.

ლაკონურობა. ამ მოთხოვნის წყალობით, ავტორი შეძლებს მნიშვნელოვნად შეამციროს მთელი დოკუმენტის სიგრძე. პრეზენტაციის ლაკონურობა, უპირველეს ყოვლისა, არის მეტყველების სიჭარბის აღმოფხვრა, ენობრივი საშუალებების ეკონომიური გამოყენება, არასაჭირო გამეორებებისა და დამატებითი ინფორმაციის არარსებობა.

ენის ფორმულების გამოყენება.შაბლონები, რომლებიც ფართოდ გამოიყენება ბიზნეს მიმოწერაში, მისი განუყოფელი ნაწილია. ამრიგად, მოქმედების წახალისების მიზნით, ხშირად გამოიყენება შემდეგი ფორმულები: „გთხოვთ განიხილოთ საკითხი...“, „ჩვენი შეთანხმების დასადასტურებლად...“. ხშირად, ენობრივი ფორმულები ტექსტის იურიდიულად მნიშვნელოვანი ელემენტებია, რომელთა გარეშეც მას არ ექნება საჭირო ძალა. მაგალითად: „ჩვენ გარანტიას ვაძლევთ თანხის დაბრუნებას...“, „დავალების შესრულებაზე კონტროლი ენიჭება...“.

ტერმინების, ლექსიკური და გრაფიკული შემოკლებების გამოყენება.მიმოწერაში ტერმინების გამოყენების წყალობით, ავტორს შეუძლია მიაღწიოს ტექსტის მკაფიო გაგებას, რაც საქმიანი კომუნიკაციის უაღრესად მნიშვნელოვანი მახასიათებელია. ტერმინოლოგია, რომელიც შეიძლება და უნდა იყოს გამოყენებული მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სფეროში, რეგულირდება GOST R 51141-98 „ოფისის მენეჯმენტი და არქივირება. ტერმინები და განმარტებები"

უბრალო საერთო წინადადებების უპირატესობა. ოფიციალური კომუნიკაცია, როგორც წესი, ეფუძნება მარტივი საერთო ერთნაწილიანი ან ორნაწილიანი წინადადებების გამოყენებას, რაც მნიშვნელოვნად ამარტივებს ტექსტის აღქმის პროცესს.

სახელმძღვანელო ბიზნეს წერილის დასაწერად

დღეს ნებისმიერ კომპანიაში ოფიციალური წერილები დგება სრულიად განსხვავებულ საკითხებზე, რომლებიც დაკავშირებულია როგორც ცალკეული პირების, ასევე მთელი დეპარტამენტების საქმიანობასთან. წერილების საგანი შეიძლება იყოს მოთხოვნა, შეტყობინება, შეთანხმება, მოთხოვნა, გაუქმება, ცვლილება და ა.შ. ამავდროულად, კარგი ფორმის წესები ვარაუდობს, რომ ნებისმიერი დოკუმენტი შედგენილი იქნება ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი მოთხოვნის შესაბამისად. ამის წყალობით, წერილი (რა ფორმითაც არ უნდა იყოს გაგზავნილი) გახდება ეფექტური ინსტრუმენტი თითოეული თანამშრომლის და მთლიანად კომპანიის მენეჯმენტის მუშაობაში.

გამოცადე საკუთარი თავი

1. რა სახის ასოს ეწოდება წრიული ასო?

• ერთი ადრესტის მიერ რამდენიმე ადრესატისთვის გაგზავნილი წერილი
• ერთი ადრესატის მიერ ერთ ადრესატთან გაგზავნილი წერილი
• წერილი, რომელიც რამდენიმე მიზეზის გამო არ გაიგზავნა

2. როგორ უნდა იყოს საქმიანი წერილის დანართი სწორად დაფორმატებული?

• განაცხადი: 2 ლ. 2 ეგზემპლარად.
• განაცხადი 2 ეგზემპლარად 2 ფურცელზე
• განაცხადის ორი ფურცელი დუბლიკატად

3. რამდენი ეტაპია საქმიანი წერილის მომზადება და დაწერა?

4. რას ნიშნავს საქმიანი მიმოწერაში ნეიტრალური ტონის მოთხოვნა?

• ტერმინების, ლექსიკური და გრაფიკული შემოკლებების გამოყენება
• წერილში გამოხატული ან ემოციურად დატვირთული სიტყვების თითქმის სრული არარსებობა
• შაბლონების ფართო გამოყენება

5. რა ნაწილებისგან შედგება საქმიანი წერილი?

• მიმართვა, შესავალი და ძირითადი ნაწილები, დასკვნა
• ძირითადი ნაწილი, დასკვნა
• გასაჩივრება, დასკვნა

მეწარმემ აქტიური მიმოწერა უნდა აწარმოოს როგორც თანამდებობის პირებთან (მაგალითად, სამთავრობო უწყებების წარმომადგენლებთან), ასევე „ნახევრად ოფიციალურთან“ - პარტნიორებთან, კონტრაქტორებთან, შტატგარეშე სპეციალისტებთან და ა.შ. წერილობითი კომუნიკაციის უნარი საკმაოდ სწრაფად ვითარდება, მაგრამ თავიდან შეგიძლიათ ბევრი შეცდომა დაუშვათ და არც ისე სასიამოვნო შთაბეჭდილება მოახდინოთ თქვენს მიმღებებზე. ამ სტატიაში ვისაუბრებთ როგორც ჩვეულებრივი საქმიანი წერილების (ქაღალდზე) ისე ელექტრონული შეტყობინებების დაწერის თავისებურებებზე.

წერილის ფორმა და დიზაინი

დარწმუნდით, რომ გამოიყენეთ თქვენი კომპანიის ბლანკი. ეს ყოველთვის ახდენს შთაბეჭდილებას და ზრდის „თანამოსაუბრეების“ ერთგულებას. ფორმების ტიპი, მათი შევსების სტანდარტები და დიზაინის ელემენტები უნდა იყოს მითითებული ორგანიზაციის ბრძანებაში (ან საოფისე მუშაობის ინსტრუქციებში). ბიზნეს წერილების ფორმების ძირითადი მოთხოვნები შეგიძლიათ იხილოთ GOST 2003 "მოთხოვნები დოკუმენტების მომზადებისთვის".

მიზანშეწონილია კომპანიის შესახებ ძირითადი ინფორმაციის „შეკუმშვა“ ფორმაში:

• სახელი (და შემოკლებული სახელი);
• ფაქტობრივი და საფოსტო მისამართები;
• Ელექტრონული მისამართი;
• საკონტაქტო ტელეფონის ნომრები;
• საიტის მისამართი.

ეს არ არის საჭირო მონაცემების სია, არამედ მხოლოდ ნიმუშის სია. თუ სასურველია, შეგიძლიათ დაამატოთ ან გამორიცხოთ რაიმე.

წერილის დაწერის ზოგადი მოთხოვნები შემდეგია:

• მინიმალური ჩაღრმავება – 10 მმ მარჯვნივ და 20 მმ მარცხნივ, ზედა და ქვედა მხარეს;
• თუ ასო ორ ან მეტ ფურცელზეა დაწერილი, თითოეული მათგანი უნდა იყოს დანომრილი ზევით შუაში;
• თითოეული განაცხადი დანომრილია ცალ-ცალკე;
• ზედა მარცხენა კუთხეში მითითებულია წერილის გამავალი ნომერი (არ დაგავიწყდეთ მისი ჩაწერა დოკუმენტის რეგისტრაციის ჟურნალში);
• ზედა მარჯვენა კუთხეში მითითებულია ორგანიზაციის სახელი, ადრესატის თანამდებობა და მისი გვარი ინიციალებით;
• ქვედა მარცხენა კუთხეში - თქვენი თანამდებობა, გვარი ინიციალებით და ხელმოწერით;
• ბოლოში აუცილებლად მიუთითეთ წერილის დაწერის თარიღი.

ამასთან, GOST 2003 იძლევა ფორმების გამოყენებას არა მხოლოდ კუთხოვანი, არამედ დეტალების გრძივი მოწყობით (როდესაც ისინი მითითებულია ცენტრში). კუთხის მოწყობა გამოიყურება უფრო ნაცნობი და ადვილად იკითხება, ამიტომ უმჯობესია აირჩიოთ ეს ვარიანტი.

წერის ზოგადი წესები

საქმიანი წერილის ტექსტის კლასიკური სტრუქტურა მოიცავს სამ ელემენტს:

• შესავალი ნაწილი (მოკლე განცხადება წერილის დაწერის მიზეზების, მისი დანიშნულების შესახებ);
• შინაარსი (სიტუაციის აღწერა, გადაწყვეტილებების შეთავაზება, დასკვნების და რეკომენდაციების განცხადება);
• შემაჯამებელი ნაწილი (მოკლე შეჯამება მკაფიო მითითებით, რას მოელით ადრესატისგან).

ყოველთვის უნდა გესმოდეთ, რა მიზნით წერთ წერილს. გსურთ შემოგთავაზოთ თანამშრომლობა? დაასახელეთ თქვენი საჩივრები? მოიწვიე პრეზენტაციაზე ან სხვა ღონისძიებაზე? დაწერეთ მხოლოდ ამის შესახებ და არ შეგაწუხოთ ვრცელი არგუმენტები და ვარაუდები, რომლებიც ამ საკითხს არ ეხება.

ყველა ბიზნეს წერილს უნდა ჰქონდეს ერთი კონკრეტული მიზანი. თუ მასში რამდენიმე საკითხს შეეხებით, ისინი ერთმანეთთან მჭიდროდ უნდა იყოს დაკავშირებული. თუ თქვენ გჭირდებათ ერთსა და იმავე ორგანიზაციასთან დაკავშირება რამდენიმე სხვადასხვა თემაზე, უმჯობესია დაწეროთ ცალკე წერილი თითოეული მათგანისთვის.

წერის ენა

საქმიანი მიმოწერის სტილი არის "მსუბუქი" ოფიციალური ბიზნესი. შესაძლებელია და აუცილებელია ფრაზების სტანდარტიზაცია, გარკვეული კლიშეების და კლიშეების გამოყენება, მაგრამ ამ ყველაფრის მშრალ ბიუროკრატიამდე დაყვანა არ არის რეკომენდებული. „ცოცხალი“ ენა ყოველთვის ადვილად და დადებითად აღიქმება. რასაკვირველია, საქმიანი წერა უნდა შეესაბამებოდეს ეტიკეტის ნორმებს (რომელზეც ქვემოთ იქნება საუბარი), მაგრამ საკითხის არსი მკაფიოდ და ლაკონურად უნდა იყოს ნათქვამი.

რამდენიმე პრაქტიკული რჩევა:

• გამოიყენეთ მარტივი სიტყვები: „ჭკვიანი“ ტერმინები ცუდად აღიქმება და ხშირად იწვევს გაღიზიანებას იმ პირისთვის, რომელიც იძულებულია წაიკითხოს და გაშიფროს;
• უფრო ხშირად გამოიყენე ზმნები და ნაკლებად ხშირად ზედსართავი სახელები;
• არ გაავრცელოთ თქვენი აზრები ხეზე - მხოლოდ სპეციფიკა და მხოლოდ მოცემული თემის ფარგლებში, ბევრი დეტალისა და უმნიშვნელო დეტალების გარეშე;
• მოერიდეთ გრძელ განცხადებებს, თუ შესაძლებელია არ გამოიყენოთ მონაწილეობითი და მონაწილეობითი ფრაზები;
• დაწერეთ კონკრეტულად: მიუღებელია სხვადასხვა „ამის შესახებ“, „ისინი“;
• თავიდან აიცილოთ ლოგიკური შეუსაბამობები და მკვეთრი გადასვლა ერთი სემანტიკური ბლოკიდან მეორეზე;
• შეამოწმეთ ყველაფერი, რაც ყურით არის დაწერილი: მეტყველების შეცდომები გვხვდება თითქმის ყველა დაუმუშავებელ ტექსტში.

საქმიანი წერილების დაწერის ერთ-ერთი მთავარი წესია: შეტყობინება უნდა იყოს წიგნიერი და სტილისტურად სწორი.

ადრესატისადმი მიმართვის თავისებურებები

როგორც წესი, ადრესატს მიმართავენ ერთხელ, წერილის დასაწყისში. ეს შეიძლება გაკეთდეს სამი გზით.

1. თუ პირს პირველად მიმართავთ (ან თუ თქვენსა და ადრესატს შორის დამყარდა წმინდა ოფიციალური ურთიერთობა), უნდა გამოიყენოთ მისამართი, რომელიც მიუთითებს გარკვეულ დისტანციაზე. მაგალითი: "ძვირფასო ბატონო ივანოვი!"
2. თუ თქვენ მიმართავთ ადამიანს, ვისთანაც დიდი ხანია დაამყარეთ სანდო საქმიანი ურთიერთობა, სჯობს მას სახელით და პატრონიმით დაურეკოთ. მაგალითი: "ძვირფასო ეკატერინა ლეონიდოვნა!"
3. ჯგუფთან მიმართვისას გამოიყენეთ სტანდარტული ფრაზა "ძვირფასო ბატონებო!"

დასკვნით ნაწილში თქვენ უნდა გამოიყენოთ ე.წ. აქ მეტი ვარიანტია:

• "პატივისცემით", "პატივისცემით თქვენი";
• "Საუკეთესო სურვილებით";
• „გაგრძელებული თანამშრომლობის იმედით“;
• „ჩვენ ყოველთვის სიამოვნებით მოგაწოდებთ მომსახურებას“;
• და ა.შ.

ერთი სიტყვით, ბოლო ფრაზის არჩევა გემოვნების საკითხია.

ბიზნეს წერის ეთიკა

საქმიან წერილში დაფარული ზიზღიც კი შეუმჩნეველი არ რჩება. რა თქმა უნდა, ამ შემთხვევაში, თქვენ ვეღარ შეძლებთ საკუთარი თავის მიმართ პოზიტიურ ან თუნდაც თანაბარ დამოკიდებულებას. დასკვნა აშკარაა: არ დანებდეთ ემოციებს და შეინახეთ საკუთარი თავი საზღვრებში, მაშინაც კი, თუ მიმღები ნამდვილად გაღიზიანებთ. ყოველთვის მიაქციეთ ყურადღება შეტყობინების ტონს.

განსაკუთრებით ფრთხილად უნდა იყოთ უარის შემცველი წერილის შედგენისას. უკიდურესად უგუნურია ასეთი გზავნილის დაწყება ამა თუ იმ ფორმით კატეგორიული „არათი“ - ეს ადამიანში შექმნის განცდას, რომ ის უბრალოდ გაგზავნეს. ჯერ სცადეთ, მიაწოდოთ დამაჯერებელი (არა მყიფე) განმარტებები. უარის თქმის მიზეზების მოკლედ ჩამოთვლის შემდეგ, შეუფერხებლად უნდა გადავიდეთ მის განცხადებაზე. ამ შემთხვევაში, შეგიძლიათ გამოიყენოთ შემდეგი ფორმულირებები:

• „სამწუხაროდ, ჩვენ ვერ ვხედავთ თქვენი მოთხოვნის დაკმაყოფილების გზას“;
• „თქვენი მოთხოვნა არ დაკმაყოფილდება შემდეგი მიზეზების გამო...“;
• ”ჩვენ ღრმად ვწუხვართ, მაგრამ იძულებული ვართ უარვყოთ თქვენი შეთავაზება.”

იდეალურ შემთხვევაში, უარის გამართლებამდეც - წერილის დასაწყისშივე - მოკლედ უნდა გაიმეოროთ ადრესატის მოთხოვნა. ის მიხვდება, რომ თქვენ ყურადღებით წაიკითხეთ მისი მოთხოვნა ან წინადადება და ალბათ დააფასებს. შესაძლოა, მომავალში კვლავ ითანამშრომლოთ - რატომ დაუყოვნებლივ გადასცე ნეგატივი და შეაშინო ადამიანი ზედმეტი სიმკაცრით?

არასოდეს გადახვიდეთ მეორე უკიდურესობაში. მლიქვნელობა და გულწრფელი სიყვარულის მრავალი გარანტია არაგულწრფობის აშკარა ნიშნებია. არაგულწრფელობა ყოველთვის იწვევს უარყოფას.

წერილების შედგენა

ქაღალდზე შეტყობინებები უკვე მოძველებულია. რა თქმა უნდა, "ქაღალდის" მიმოწერა მთლიანად არასოდეს გაქრება, მაგრამ რამდენიმე წელიწადში კლასიკურ ბლანკზე დაწერილი ასოები იშვიათობა გახდება. მოლაპარაკებები სულ უფრო ხშირად მიმდინარეობს ელექტრონულად. თანამედროვე მეწარმე ახლა უფრო მეტ წერილს აგზავნის ელექტრონული ფოსტით, ვიდრე ჩვეულებრივი ფოსტით.

ელექტრონული ფოსტით გაგზავნილი საქმიანი წერილები იწერება იგივე ზოგადი წესების მიხედვით. მოთხოვნები ენის, სტილისა და ტონის მიმართ, ეტიკეტის სტანდარტების დაცვა - ყველა ეს სავალდებულო ელემენტი არ იცვლება. თუმცა, ელექტრონულ შეტყობინებებს ასევე აქვთ საკუთარი სპეციფიკური მახასიათებლები.

1. დარწმუნდით, რომ თქვენი შესვლა გამოიყურება მყარი ან მინიმუმ ადეკვატური. [ელფოსტა დაცულია]- კარგი, [ელფოსტა დაცულია]-ცუდად.
2. ძალიან მნიშვნელოვანია ყოველთვის შეავსოთ Subject ველი. სწორედ ეს ხაზი განსაზღვრავს, გახსნის თუ არა ადამიანი შემოსულ შეტყობინებას. თუ თქვენ წერთ ვინმეს, ვისაც არ იცნობთ, უნდა სცადოთ და მოიფიქროთ საინტერესო სათაური. მაგრამ არ გადააჭარბოთ - თემები, როგორიცაა "სასწრაფო!!! უნიკალური შეთავაზება, გახსენით ახლავე!” ისინი მხოლოდ გაიძულებენ თქვენ სწრაფად დააწკაპუნოთ ნაგვის ურნის ხატულაზე ზედა. სათაური უნდა შედგებოდეს 3-5 სიტყვისაგან და ასახავდეს შეტყობინების შინაარსს.
3. თუ ადრესატი არ იცნობთ, მოკლედ აღწერეთ ვინ ხართ და როგორ გაიგეთ მის შესახებ. ამ აუცილებელი შესავლის გარეშე, შეტყობინება შეიძლება ჩაითვალოს სპამად და დაუყოვნებლივ წაიშალოს.
4. არ გამორთოთ ციტირება პარამეტრებში - მოდით, წინა კორესპონდენცია გამოჩნდეს ქვემოთ, ჭრილის ქვეშ.
5. ეკრანიდან კითხვა საეჭვო სიამოვნებაა. ქაღალდის წერილის აღება შესაძლებელია და მხოლოდ ამ მიზეზით იგი უფრო სერიოზულად აღიქმება არაცნობიერ დონეზე, ვიდრე ელექტრონული. გაითვალისწინეთ ეს.
6. რაც უფრო მოკლეა ელექტრონული ფოსტის შეტყობინება, მით უფრო სწრაფად მიიღება პასუხი.
7. გამოიყენეთ მხოლოდ სტანდარტული შრიფტები.
8. ზედმეტად ნუ გამოიყენებთ ტექსტის ხაზგასმას - შეგიძლიათ გამოიყენოთ „გაბედული“ ყველაზე მნიშვნელოვან წერტილებზე, მაგრამ გამოიყენეთ სხვადასხვა ფერებიმიუღებელი.
9. არა ქუდები. არასოდეს. თუნდაც ქვესათაურებში. იგივე ეხება დუბლიკატულ სასვენ ნიშნებს.
10. დაყავით თქვენი ტექსტი აბზაცებად, მათ შორის ინტერვალით (უბრალოდ დატოვეთ ცარიელი ხაზი).
11. შეგიძლიათ ელ.წერილს დაურთოთ სურათები ან ტექსტური ფაილები. დამატებითი მასალები და ახსნა-განმარტებები, კომენტარები, დეტალური აღწერილობები - ეს ყველაფერი უნდა იყოს მიმაგრებულ ფაილებში, მაგრამ არა წერილის ტექსტში.
12. საქმიან მიმოწერაში ადამიანებთან, ვისთანაც დაამყარეთ ნდობის ურთიერთობა (საუბარია სანდო პარტნიორებზე, სანდო კონტრაქტორებზე), ზოგჯერ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სმაილიკები. ეს „გააცოცხლებს“ კომუნიკაციას – სმაილიკები ეკრანზე (თუნდაც საქმიან გზავნილში) საკმაოდ დადებითად აღიქმება. რა თქმა უნდა, მათი გამოყენება არ შეიძლება "ქაღალდის" ასოებით.
13. აუცილებლად მოაწერე ხელი. ელ.წერილებში ის ჩვეულებრივ შედგება 3-6 სტრიქონისგან და მოიცავს გამგზავნის სახელს და გვარს, მის პოზიციას, კომპანიის სახელს, ვებსაიტის მისამართს და საკონტაქტო ტელეფონის ნომერს.

ხელმოწერის მაგალითი:

პატივისცემით,

ივან ივანოვი

[ელფოსტა დაცულია]

http://site.com.

გთავაზობთ ბიზნეს წერილის ნიმუშს.

შეჯამება

მიუხედავად იმისა, რომ ყველაფერი საკმაოდ მარტივია, სწორად დაწერილი საქმიანი წერილების მაგალითები არც ისე ბევრია. მეწარმეები რეგულარულად იბნევიან დიზაინში, იყენებენ არც თუ ისე სწორ მისამართებს და ივიწყებენ მნიშვნელოვან ნიუანსებს.

მოდით ჩამოვთვალოთ კარგი ბიზნეს შეტყობინებების ძირითადი მახასიათებლები:

• ობიექტურობა;
• სიზუსტე (მიზანშეწონილია, რომ წერილს დასჭირდეს არაუმეტეს ერთი გვერდი);
• პრეზენტაციის ნეიტრალური ტონი;
• მსჯელობის ნაკლებობა, თხრობა, ზედმეტი დეტალი;
• ემოციური შეფასებების ნაკლებობა;
• მკაფიო ლოგიკური ურთიერთობა ტექსტის ნაწილებსა და ცალკეულ ფრაზებს შორის.

ეს არის ერთგვარი ჩამონათვალი, რომლითაც შეგიძლიათ თავიდან შეამოწმოთ. ასობით საქმიანი შეტყობინების შედგენისა და გაგზავნის შემდეგ, ამის საჭიროება აღარ იქნება. ნუ უგულებელყოფთ ზემოთ ჩამოთვლილ წესებს და დაიმახსოვრეთ: საქმიანი მიმოწერის „გაბერილი“ უნარები მნიშვნელოვნად აუმჯობესებს თქვენს რეპუტაციას და, შესაბამისად, კომპანიის იმიჯს.

თანამედროვე საქმიანი მიმოწერის განუყოფელი და მნიშვნელოვანი ნაწილია მოთხოვნის წერილი. სტატიაში წარმოდგენილი ფორმულირების ნიმუშები და მაგალითები, ასევე მისი დაწერის მითითებული წესები დაგეხმარებათ სწორად შეადგინოთ საჭირო ტექსტი და დაფორმატოთ იგი საოფისე მუშაობის ჩვეულების შესაბამისად. ჩვენ გთავაზობთ ნაბიჯ-ნაბიჯ სახელმძღვანელოს ამ ტიპის მიმართვის დასაწერად.

Ზოგადი ინფორმაცია

მოთხოვნის წერილი აქტუალურია იმ შემთხვევებში, როდესაც მის ავტორს სჭირდება სხვა პირებისგან ნებისმიერი ინფორმაციის, დოკუმენტის, გარიგების ან სხვა საქმიანი ქმედებების მოპოვება. ის შეიძლება გაიგზავნოს როგორც კონკრეტულ პირს (მენეჯერს, დირექტორს, დეპარტამენტის უფროსს და ა.შ.) ან მთლიანად ორგანიზაციას. თქვენი დახმარების მოთხოვნა უნდა შეესაბამებოდეს ზოგადად მიღებულ წესებს ბიზნეს მიმოწერაში.

წერილი კომპანიის სახეა, წვრილმანებსაც კი აქვს მნიშვნელობა. დაბეჭდეთ კომპანიის ბლანკზე, ხელმოწერილი უფლებამოსილი პირის მიერ და ბეჭდით (თუ ეს შესაძლებელია). იყავით პასუხისმგებელი შრიფტის არჩევისას, მისი ზომისა და ტექსტის გვერდზე განთავსებაზე. ნუ უგულებელყოფთ მინდვრებს, წითელ ხაზებს და აბზაცებს. ხშირად პირველი შთაბეჭდილება მხოლოდ დოკუმენტის დათვალიერებით იქმნება.

ნაბიჯი 1: მიმღების დაზუსტება

თუ თქვენ დაუწერთ უპიროვნო წერილს კონკრეტულ კომპანიას, მაშინ, სავარაუდოდ, ის წავა მისაღებში ან ოფისში, შემდეგ მენეჯერთან და, საბოლოოდ, უშუალო შემსრულებელთან. ტექსტის „სათაურში“ მიუთითეთ ორგანიზაციის სწორი სრული სახელი.

როგორც ზემოთ აღინიშნა, ოპტიმალური ვარიანტია მიუთითოთ კონკრეტული ადრესატი, ანუ პირადად მიმართული დახმარების მოთხოვნა. ყოველთვის ეცადეთ საკუთარ თავს თქვენი სახელით და გვარით მიმართოთ. მაგალითად, "ძვირფასო ალექსანდრე ვიქტოროვიჩ!" ან "ძვირფასო ბატონო შვარცი!" ამ გზით, პირველ რიგში, თქვენ გამოხატავთ თქვენს პატივისცემას პიროვნების მიმართ და მეორეც, კონკრეტული პირისადმი მიმართული თხოვნა მას აკისრებს გარკვეულ ვალდებულებებს, პასუხისმგებლობას მისი განხილვისა და შესრულების შესახებ.

ზოგიერთ სიტუაციაში ლოგიკური იქნება ადამიანთა ჯგუფის, კონკრეტული გუნდის ან მისი ნაწილის ადრესატად გამოყენება. ეს ასევე აქტუალურია იმ შემთხვევებში, როდესაც მოთხოვნის წერილი იგზავნება რამდენიმე მისამართზე. გამოიყენეთ ისეთი ფორმულირება, როგორიცაა: "ძვირფასო კოლეგებო!", "ძვირფასო ბუღალტერებო!" და ა.შ.

ეტაპი 2: კომპლიმენტი

კარგია, თუ ოფიციალური მოთხოვნის წერილი შეიცავს კომპლიმენტს მისი ადრესატისთვის. ამით თქვენ, როგორც ჩანს, პასუხობთ მის ბუნებრივ კითხვას: "რატომ მეკითხები ამ კითხვაზე?" შეგიძლიათ აღნიშნოთ პიროვნების წარსული დამსახურებები და პიროვნული თვისებები, კომპანიის სტატუსი და ა.შ. განსაკუთრებით გამოიყენეთ შემდეგი ფორმულირებები: „თქვენი კომპანია არის წამყვანი მიმწოდებელი...“, „თქვენ ბევრს დაეხმარეთ ამ სფეროში რთული საკითხების გადაჭრაში...“, „თქვენი ორგანიზაცია არის ბაზრის წამყვანი ექსპერტი ამ სფეროში. ..“ და ა.შ. არ დაგავიწყდეთ, რომ მიზანშეწონილია კომპლიმენტი მოვა, როცა თხოვნის წერილი (ნიმუშები და მაგალითები ტექსტში) არასტანდარტული ხასიათისაა და ადრესატი უნდა მოეწონოს. გაამახვილეთ მისი ყურადღება იმ თვისებებზე და დამსახურებებზე, რომლებიც მნიშვნელოვანია თქვენი თხოვნის შესასრულებლად. თუმცა, ჩვენ არ გირჩევთ ძალიან თხელი ხაზის გადაკვეთას კარგ და სწორ კომპლიმენტსა და უხეშ მლიქვნელობას შორის.

ეტაპი 3: დაასაბუთეთ მოთხოვნა

ნებისმიერი მოთხოვნა უნდა იყოს დასაბუთებული, რადგან ადრესატმა უნდა იცოდეს, რატომ უკავშირდებით მას. მაშასადამე, აზრი აქვს მისი გაცნობა საქმის არსს. ამ ეტაპზე გირჩევთ აირჩიოთ სამი ყველაზე დამაჯერებელი არგუმენტი, რომელიც წერილის ტექსტში უნდა დალაგდეს შემდეგი სქემის მიხედვით: საშუალო სიძლიერის, სუსტი, უძლიერესი.

მოთხოვნას შეიძლება ჰქონდეს სირთულის განსხვავებული დონე და თქვენ უნდა მოემზადოთ იმისთვის, რომ ადრესატი ყოველთვის არ იქნება დაინტერესებული მისი შესრულებით. ამ მხრივ, ის უნდა იყოს დარწმუნებული, რომ მისი განხორციელება მისთვის პოტენციურ სარგებელს მოაქვს. დააინტერესეთ მიმღები, რათა მან სერიოზულად მიიღოს თქვენი დოკუმენტი.

მოთხოვნის წერილი შეიძლება შეიცავდეს წინადადებას მისთვის მიმზიდველი გარკვეული შესაძლებლობის განსახორციელებლად.

ფორმულირების მაგალითები

• „ყოველ დროს, მეწარმეები და საქმიანი ადამიანები იბრძოდნენ არა მხოლოდ მატერიალური წარმატებისთვის, არამედ პიროვნული ზრდისთვისაც, რათა სამუდამოდ დარჩეს ადამიანები თავიანთი კარგი საქმეებით და მოიპოვონ პატივისცემა.
• „რა თქმა უნდა, თქვენი მთავარი მიზანია გააუმჯობესოთ ქალაქის მოქალაქეების ცხოვრების დონე. ეს ფორმულირება შეგიძლიათ გამოიყენოთ განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც წერთ მოთხოვნის წერილს დეპუტატთან, მაგალითად, საბავშვო ბაღისთვის ფართის უზრუნველყოფის, სათამაშო მოედნის მოწყობის შესახებ და ა.შ.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაახმოვანოთ პრობლემა, რომელიც აქტუალურია ადრესატისთვის, აჩვენოთ, თუ როგორ შეუძლია თქვენი თხოვნა დაეხმაროს მას მის გადაჭრაში ან გარკვეული შესაძლებლობების რეალიზებაში.

ისე ხდება, რომ სხვა მხარეს არაფერი შესთავაზებთ, ან ეს ამ კონტექსტში შეუსაბამოა. ამ შემთხვევაში საუკეთესო გამოსავალია თქვენი მოთხოვნის მნიშვნელობაზე საუბარი. აღწერეთ სიტუაცია რაც შეიძლება ზუსტად და სრულად, ისე რომ თქვენს სულს შეეხოს. თუ თქვენს ამბავში აპრიორი არ არის გულის გამათბობელი მომენტი, მიუთითეთ ფაქტები და ყურადღება გაამახვილეთ მიზეზ-შედეგობრივ ურთიერთობებზე. გვითხარით, რა მოხდება, თუ ისინი უარს იტყვიან თქვენზე ან, პირიქით, დათანხმდებიან დახმარებაზე.

ნაბიჯი 4: განაცხადეთ თქვენი მოთხოვნა

როდესაც ადრესატი გონებრივად მზად არის მიიღოს თქვენი მოთხოვნა, შეიძლება ითქვას. შეინახეთ თქვენი ტექსტი ლაკონური, თავიდან აიცილოთ გრძელი ან ჩახლართული წინადადებები, ასევე გაურკვევლობა ან ინნუენდო. მოთხოვნის წერილი (ტექსტში ფორმულირების ნიმუშები და მაგალითები) უნდა იყოს ლაკონური და გასაგები მნიშვნელობით. ასე რომ, თუ თქვენ ითხოვთ კომპანიისთვის რაიმე აღჭურვილობის შეძენას, მიუთითეთ სისრულე, ფასი და რაოდენობა:

”გადაუდებელი დახმარების განყოფილების აღჭურვისთვის საავადმყოფოს სჭირდება ახალი მანქანა, რომლის ღირებულება 3,5 მილიონი რუბლია. გთხოვთ, დაგვეხმაროთ მის შეძენაში“.

ან, მაგალითად, ქირის შემცირების მოთხოვნა უნდა იყოს კონკრეტული: „გთხოვთ, შეამციროთ შენობის ქირა 500 რუბლამდე. კვ.მ-ზე ეკონომიკური მდგომარეობის დასტაბილურებამდე“.

ეტაპი 5: შეჯამება

წერილის ბოლოს თქვენ უნდა შეაჯამოთ თქვენი მოთხოვნა. გაიმეორეთ კიდევ ერთხელ და ყურადღება გაამახვილეთ იმაზე, რომ მიმღები მიიღებს სარგებელს, თუ ის მოგაწოდებთ მოთხოვნილ დახმარებას. თუმცა, მოთხოვნის ტექსტი ოდნავ შეცვლილი უნდა იყოს. ქირის შემცირების იგივე მაგალითს რომ დავუბრუნდეთ, გთავაზობთ შემდეგ ფორმულირებას:

„თუ თანახმა ხართ ქირის 500 რუბლამდე შემცირებაზე. კვ.მ-ზე, სანამ არსებული ეკონომიკური მდგომარეობა სტაბილიზდება, თქვენ შეძლებთ დაეხმაროთ 20-ზე მეტი სამუშაო ადგილის შენარჩუნებას და ასევე არ მიიღებთ ზარალს გადახდის სრული ნაკლებობის გამო“.

დაიმახსოვრე, მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ თხოვნის გამეორება, არამედ ის სარგებელიც, რაც შეიძლება მიღებულ იქნეს მისი განხორციელებით და ეს არ უნდა იყოს მატერიალური. ბევრი მსხვილი კომპანია ნებით მოქმედებს როგორც სპონსორები, ინვესტორები და ეწევა ქველმოქმედებას.

ვფიქრობთ, ახლა, პროცესის ეტაპობრივად შესწავლის შემდეგ, აღარ გაგიჩნდებათ კითხვა, როგორ დაწეროთ მოთხოვნის წერილი. საკმარისია მხოლოდ საქმიანი მიმოწერის ყველა წესის და ზოგიერთი ნიუანსის გათვალისწინება. ჩვენ გირჩევთ ასევე შეისწავლოთ სხვა მაგალითი.

მაგალითი

ძვირფასო ფელიქს პეტროვიჩ!

უკვე რამდენიმე წელია, რაც თქვენი კომპანია აწყობს პრაქტიკულ ტრენინგებს საწარმოში სტუდენტებისთვის, ეხმარება მათ უნივერსიტეტში მიღებული ცოდნის პრაქტიკაში განხორციელებაში.

თქვენ, როგორც HR დეპარტამენტის ხელმძღვანელი, ხართ ახალი თანამშრომლების, ახალგაზრდა და პერსპექტიული ინჟინრებისა და მაღალკვალიფიციური სპეციალისტების მოზიდვით დაინტერესებული პირი. დღეს ეს პროფესია ერთ-ერთი ყველაზე მოთხოვნადია. ბევრ სტუდენტს სურს გაეცნოს მის შესაძლებლობებს, დახვეწილობას და მნიშვნელობას.

ამასთან დაკავშირებით, გთხოვთ, მოაწყოთ მთავარი ინჟინრის შეხვედრა აპლიკანტებთან და 1-2 კურსის სტუდენტებთან 25 აპრილს 17:00 საათზე თქვენს საწარმოში.

დღეს პროფესიის უპირატესობებსა და საიდუმლოებებზე საუბრით, თქვენ საიმედო საფუძველს უყრით ხვალინდელი სპეციალისტებისა და პროფესიონალების მომზადებას. შესაძლოა, რამდენიმე წლის შემდეგ, ერთ-ერთი მათგანი თქვენს საწარმოს განვითარების ახალ საფეხურზე გადაიყვანს.

პატივისცემით და მადლიერებით,

უნივერსიტეტის რექტორი ი.ჟ.ბიჩკოვი

შეისწავლეთ ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ რა მოთხოვნებს უნდა აკმაყოფილებდეს მოთხოვნის წერილი, ნიმუშები და ფორმულირების მაგალითები, შეგიძლიათ მარტივად გაუმკლავდეთ მას პრაქტიკაში.

ბიზნეს დოკუმენტი— მართვის საქმიანობის განხორციელების, ინფორმაციის აღრიცხვისა და გადაცემის ძირითადი საშუალებები. დოკუმენტის დახმარებით ხდება ბიზნეს საქმიანობის კოორდინაცია და ინფორმაციის დაგროვება. დიდ ორგანიზაციაში, როგორც წესი, შედგენილია ინსტრუქციები, სადაც მითითებულია, ვინ წერს ოფიციალურად დოკუმენტებს, ვინ ვის აწვდის ინფორმაციას და რა შემთხვევებში, ვინ ვის გადასცემს ინფორმაციას და ა.შ. ინფორმაციის გადაცემის ფორმალიზების ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი გზაა სტანდარტული ფორმები (ფორმები). ფორმის უპირატესობა ის არის, რომ მის შემავსებელს არ სჭირდება ფიქრი, როდის, როგორ და რა ინფორმაციის მიწოდება სჭირდება ამ შემთხვევაში; ეს დაზოგავს დიდ დროს.

კორესპონდენციის წილი საქმიან ცხოვრებაში ძალიან დიდია.

სწორად შედგენილი, ის აკმაყოფილებს შემდეგ მოთხოვნებს:

• პრეზენტაციის სანდოობა და ობიექტურობა;
• ინფორმაციის სისრულე;
• პრეზენტაციის სიზუსტე (საქმიანი წერილი არ უნდა აღემატებოდეს გვერდს);
• მსჯელობისა და თხრობის ნაკლებობა;
• პრეზენტაციის ნეიტრალური ტონი, მაგრამ ამავე დროს კეთილგანწყობა, უხეშობისა და ირონიის არარსებობა, პრეტენზიულობა, ცრუ ზრდილობა;
• სიტუაციისა და ფაქტების ლოგიკური და არა ემოციურ-გამომსახველობითი შეფასების საშუალებების გამოყენება.

არსებობს რამდენიმე სახის ბიზნეს წერილები. ამდენად, წერილები, რომლებიც შეიცავს გაფრთხილებას, შეხსენებას, მოწვევას, დადასტურებას, უარყოფას, დამცავი წერილებს, გარანტიას, ინფორმაციას, შეტყობინების წერილებს და ბრძანებას, არ საჭიროებს სავალდებულო წერილობით პასუხს. პასუხი უნდა დაიწეროს წერილზე მოთხოვნით, მიმართვით, წინადადებით, თხოვნით, მოთხოვნით.

ბიზნეს წერის ეთიკა

საქმიანი წერილის ავტორის უპატივცემულობას, თუნდაც ის დაფარული იყოს, ყოველთვის გრძნობს ადრესატს, რაც აყალიბებს მუდმივ უარყოფით დამოკიდებულებას წერილისა და მისი ავტორის მიმართ, მიუხედავად შეტყობინების დამაჯერებლობის ერთი შეხედვით უნაკლო მეთოდებისა.

განსაკუთრებით ფრთხილად უნდა იყოთ უარის შემცველი წერილის წაკითხვისას. თქვენ არ შეგიძლიათ დაიწყოთ ასეთი წერილი უარის თქმით. პირველ რიგში, დამაჯერებელი ახსნა-განმარტებები უნდა იყოს მოცემული. გამოიყენეთ შემდეგი ფორმულები: „თქვენი მოთხოვნა არ დაკმაყოფილდება შემდეგი მიზეზების გამო...“; „სამწუხაროდ, თქვენი თხოვნის დაკმაყოფილება შეუძლებელია...“; „ძალიან ვწუხვართ, მაგრამ ვერ დავაკმაყოფილებთ თქვენს მოთხოვნას...“ და ა.შ. ამ ფორმულის ადგილი არის წერილის ბოლო აბზაცში. ამ შემთხვევაში, უნდა გახსოვდეთ წესი: „უარის ჩამოყალიბებისას, ფრთხილად იყავით მეგობრის ან მომხმარებლის დაკარგვისგან“.

აქ მოცემულია საპასუხო წერილის ნიმუში, რომელიც შეიცავს მოთხოვნაზე უარის თქმას ან შეთავაზებაზე უარყოფას:

• მოთხოვნის განმეორება - ადრესატი დარწმუნებული უნდა იყოს, რომ მისი წერილი ყურადღებით არის წაკითხული და მისი მოთხოვნის არსი ზუსტად არის გაგებული;
• მიზეზები, რის გამოც მოთხოვნის დაკმაყოფილება ვერ მოხერხდა ან რატომ ვერ მიიღება შეთავაზება, არის მიმღების რაციონალური და ფსიქოლოგიური მომზადება შემდგომი უარისთვის;
• განცხადება უარის ან წინადადებაზე უარის თქმის შესახებ არის უარის ფორმულა.

ბიზნეს წერილის ენა

აკადემიკოსი დ.ს. ლიხაჩოვი, რუსული ენის ბრწყინვალე მცოდნე, თავის ახალგაზრდა კოლეგებს მოხსენებაში წერდა „მეცნიერული მუშაობის კარგი ენის შესახებ“: „კარგ ენას მკითხველი არ ამჩნევს. მკითხველმა უნდა შეამჩნიოს მხოლოდ აზრი, მაგრამ არა ენა, რომლითაც აზრი გამოხატულია“.

წერაში ნდობა შესაძლებელია მრავალწლიანი გამოცდილებით. თავდაპირველად, მიზანშეწონილია მიიღოთ პრაქტიკული რჩევები ექსპერტებისგან:

• უნდა აირჩიოთ მარტივი სიტყვები, მაგრამ არ გააღარიბოთ ენა;
• გამოიყენეთ ზმნები უფრო მეტი ვიდრე ზედსართავი სახელი: ამგვარად ტექსტი იქნება დინამიური და ამავე დროს არაპომპეზური;
• არ დაიწყოთ შორიდან, არ გადაუხვიოთ თემას, არ აღწეროთ ბევრი დეტალი;
• მოერიდეთ გრძელ განცხადებებს: ისინი არადამაჯერებელია, ამიტომ უნდა იყოთ მოკლე და გამოიყენოთ მინიმალური დაქვემდებარებული პუნქტები;
• ერთი ფრაზიდან მეორეზე გადასვლა უნდა იყოს ლოგიკური და ბუნებრივი, „შეუმჩნეველი“;
• შეამოწმეთ თითოეული დაწერილი ფრაზა ყურით;
• გამოიყენეთ მინიმუმ ნაცვალსახელები, რომლებიც დაგაფიქრებთ იმაზე, თუ რას მოიხსენიებენ, რა სიტყვას „ჩაანაცვლეს“ (დაწერეთ კონკრეტულად და არა „ამის შესახებ“, „ეს“, „ის/ის/ისინი“ და ა.შ.).

საქმიანი წერილი უნდა იყოს წიგნიერი და სტილისტურად სწორი.

საქმიანი წერილის ფორმატირება

ორგანიზაციის ბლანკზე ყოველთვის იწერება ოფიციალური წერილი.

გამავალი წერილის (ანუ ორგანიზაციიდან გაგზავნილი) ზედა მარცხენა კუთხეში მითითებულია გამავალი ნომერი, რომელიც ჩაწერილია ორგანიზაციის საბუთების ჟურნალში. წერილის დაწერის თარიღი უნდა იყოს მითითებული. ზედა მარჯვენა კუთხეში არის ორგანიზაციის დასახელება (სახელობით შემთხვევაში), ადრესატის თანამდებობა და მისი გვარი. ქვედა მარცხენა კუთხეში არის მენეჯერის თანამდებობა, გვარი და ხელმოწერა, ხოლო 2 სმ ქვემოთ - წერილის შემსრულებლის გვარი (ინიციალების გარეშე) და მისი ტელეფონის ნომერი.

არსებითად და ვიზუალურად, წერილის შინაარსი რამდენიმე ბლოკისგან შედგება: o წერილის ფორმულა - რა არის მოთხოვნის არსი; o მოთხოვნის დასაბუთება; o დამხმარე ინფორმაცია.

თქვენს საპასუხო წერილში აუცილებლად გააკეთეთ თავაზიანი მითითება მის ბოლო წერილზე. თუ ეს წერილი ხსნის მიმოწერას უცხოელ პარტნიორთან, თქვენ უნდა გააცნოთ ორგანიზაცია, აღწეროთ მისი მიზნები და ამოცანები საერთაშორისო საქმიანობის სფეროში. წერილის ეს ნაწილი უკიდურესად მოკლეა, რადგან ორგანიზაციის შესახებ ძირითადი ინფორმაცია უნდა იყოს მოცემული წერილს თანდართულ ბუკლეტში (რომლის ბმული აუცილებელია წერილში). ასეთი წერილი უნდა დასრულდეს მადლიერებით თანამშრომლობისთვის ან/და მომავალში ასეთის იმედის გამოხატვით. დადასტურებული ფორმულა არის "პატივისცემით თქვენი (თქვენი სახელი)."

კარგი წერა მოითხოვს დიდ ლექსიკას და მათ დაკავშირების უნარს, რაც მოითხოვს მხატვრული და არამხატვრული ლიტერატურის სისტემატურ და ფრთხილად კითხვას. ჰუმანიტარული ცოდნით მუდმივი კვების გარეშე, სრულფასოვანი ლიდერი არ გაჩნდება. ეს არის მენეჯმენტის გამოჩენილი მეცნიერის ლი იაკოკას დასკვნა: „წლების განმავლობაში, როდესაც ჩემი შვილები მეკითხებოდნენ, რა ესწავლათ, ჩემი მუდმივი რჩევა იყო, რომ მათ უნდა მიიღონ კარგი განათლება ჰუმანიტარულ მეცნიერებებში... მთავარია ავაშენოთ ძლიერი. ლიტერატურის დარგში ცოდნის საფუძველი, კარგად დაეუფლოს ზეპირ და წერილობით მეტყველებას“.